Manual de usuario

Visitas

Para crear un cita con el Asesor, vaya por el módulo de Arrendatarios y haga clic sobre VISITAS.

En la ventana seleccione 'Nuevo' e inmediatamente se habilita los campos para poder registrar la cita.

En la ventana seleccione el criterio y el nombre o valor de la búsqueda del inmueble haciendo clic en el botón cuando la consulta trae la respuesta, dar doble clic sobre cualquiera de los campos o el detalle de los datos del inmueble para que los inserte en la ventana Programación de Citas.

Luego haciendo clic sobre el botón en el campo 'Asesor' seleccione los criterios de la búsqueda, cuando la consulta trae la respuesta, dar doble clic sobre cualquiera de los campos o el detalle de los datos del Asesor para que los inserte en la ventana Programación de Citas.

Si el asesor no se encuentra creado puede dar clic en el botón Crear Asesor y se abre el formulario para su creación sin necesidad de cerrar el formulario que esta diligenciando actualmente:

Luego seleccione la Fecha y hora de la visita, en el campo Nombre Posible Arrendatario especifique el nombre de la persona que solicita la visita junto con una observación luego haga clic en Guardar.

Esta ventana de Programación de Citas también tiene una opción de búsqueda por fecha, la cual permite realizar la búsqueda de las visitas ya programadas con anterioridad .

Propietario

Para ingresar a el formulario de propietarios, haga clic en la opción PROPIETARIOS del módulo ARRENDAMIENTOS. A continuación se muestra una imagen del formulario para la captura de los terceros. Los campos marcados con negrilla son obligatorios para Guardar.

Lo primero que podrá observar en la ventana son los botones principales para crear Nuevos propietarios, Eliminar o Modificar un propietario seleccionado, Guardar las ediciones que se estén haciendo sobre un propietario o descartar con el botón Cancelar, también encontraremos el botón Beneficiarios que explicaremos más adelante.

Datos Generales

Digite todos los campos con los datos que correspondientes al tercero:

• TIPO DOC: El tipo de documento del propietario, puede ser NIT, NUIP, cédula de ciudadanía o cédula de extranjería.
• NÚMERO DE DOCUMENTO: El número de documento del propietario, tras o ingresado el sistema generara automáticamente el dígito de verificación de la DIAN.
• PAÍS: El país donde reside el propietario o el país donde es posible contactarlo.
• DEPARTAMENTO: El departamento donde podemos contactar al propietario.
• MUNICIPIO: El municipio donde podemos contactar al propietario.
• APELLIDOS: Los apellidos del propietario, solamente el primer apellido es obligatorio.
• NOMBRES: Los nombres del propietario, solo el primer nombre es obligatorio.
• DIRECCIÓN: La dirección de contacto del propietario, con el fin de facilitar la generación de los documentos magnéticos de la DIAN es recomendable que mantenga el formato aceptado por esa entidad.
• TELÉFONOS: Los teléfonos de contacto del propietario, evite usar espacios entre los números, guiones o paréntesis.

Nota: Si el propietario tiene dos teléfornos registrados estos deben ir separados por guión (-).

• CORREO ELECTRÓNICO (Consultas y Envío): El correo electrónico del propietario, este campo es 'importante' pues el correo electrónico es a su vez el nombre de usuario para poder acceder a los servicios WEB de Daytona Cyber y a él se enviarán los documentos correspondientes desde la herramienta de envío de correos.



Si el tercero tiene alguna queja con respecto al uso de sus datos personales marcar la casilla Ley 1581 - Reclamo en trámite.

Marcar la casilla si se enviará información por correo electrónico.

En caso de que la queja sea oficialmente radicada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, se marca la casilla Ley 1581 - Información en discusión judicial.

Esto con el propósito de cumplir lo dispuesto en la ley de protección de datos.



• RÉGIMEN: El régimen tributario de su propietario, este puede ser Simplificado, Común o Gran Contribuyente, tenga en cuenta que esta información es muy importante.

  Para hacer el cobro de RETEICA a los propietarios se debe tener en cuenta que el régimen de este debe ser GRAN CONTRIBUYENTE para que el sistema haga el cálculo de la retención.

• OBSERVACIONES: Ingrese cualquier otra información adicional que desee guardar de su propietario.

Datos Tributarios

En esta sección podrá ingresar la información acerca de que tipo de retenciones se le deben hacer al propietario, estos son: Retención de IVA, Retención en la Fuente y Retención de ICA.

Datos Bancarios

• NÚMERO DE CUENTA(GIROS): La cuenta bancaria del propietario en donde usted podrá consignar los ingresos que el propietario tenga por los arriendos.
• TIPO DE CUENTA: Puede ser corriende o ahorros.
• BANCO: El banco donde se encuentra la cuenta del propietario.
• FECHA INICIO: La fecha en la cual inicia su contrato con el propietario.
• FECHA RETIRO: La fecha en la cual termina su contrato con el propietario, esta establecida por defecto en un largo plazo, por lo cual solo deberá cambiarla el día en el que realmente termine su acuerdo con el propietario.

Opciones Web

Luego dar clic sobre el Boton Permisos. Debe asignar los roles en los cuales se asocian las opciones a las que puede acceder este tercero en el portal WEB DAYTONA CYBER, siendo el usuario el correo electrónico y la contraseña la que guardo en el campo correspondiente del tercero.

Área de Búsqueda:

Este área sirve para consultar propietarios que hayamos ingresado con anterioridad, si hacemos clic en buscar y dejamos el campo en blanco podremos consultar todos los propietarios que hayamos ingresado pero tener en cuenta que la consulta de todos los propietarios puede tardar varios minutos.

• CRITERIO: Seleccione el criterio con base al cual quiere realizar la búsqueda, puede ser por Número de Documento, o el Nombre del Propietario, en el campo en blanco que se encuentra a lado derecho del menú de selección escribimos lo que deseamos buscar y a continuación hacemos clic en buscar, tras esto la información aparecerá en la lista inferior.

Para seleccionar alguno de los propietarios haga doble clic sobre el, la información de ese propietario se cargara en el área superior y podrá modificarla si lo desea.

Una vez finalice de ingresar toda la informacion que considere necesaria haga clic en Guardar

.

NOTA: Al ingresar en la captura de los diferentes terceros (Propietario y beneficiarios), se puede tener el caso en que un propietario sea arrendatario. En este caso basta con ingresar el número de documento del Arrendatario y la información se cargara automáticamente en la ventana de propietario.

Beneficiarios

Los beneficiarios son aquellas personas que reciben parte de los ingresos que son del propietario, para agregar un nuevo beneficiario primero debe tener seleccionado y guardado al propietario al cual se le agrega el beneficiario, una vez seleccionado haremos clic en el botón , se abre una ventana como la que vemos a continuación.

Para crear un nuevo beneficiario hacemos clic en el botón Nuevo y diligenciar todos los campos con los datos que pertenecen al beneficiario que aparecen en pantalla y tener en cuenta que en los datos generales solicita también los siguientes campos:

• BANCO: El banco donde se encuentra la cuenta del beneficiario.
• PORCENTAJE: El porcentaje de ingresos del propietario que tendrá el beneficiario, (Tener en cuenta que el total del porcentaje entre los beneficiarios y el propietario debe ser igual al 100%).
• NÚMERO DE CUENTA: La cuenta bancaria del beneficiario en donde usted podrá consignar el porcentaje establecido de los ingresos que el propietario tenga por los arriendos.
• OBSERVACIONES: Ingrese cualquier otra información adicional que desee guardar del beneficiario o en su defecto del propietario.
• MEDIO DE PAGO: El medio de pago para el beneficiario que usted haya acordado con el propietario, este puede ser EFECTIVO, CHEQUE o TRANSFERENCIA.

Cuando termine de editar un beneficiario haga clic en Guardar.

Lista de Beneficiarios.

En el área inferior encontrara un listado de todos los beneficiarios que tenga ese propietario, en el caso de que desee modificar uno de ellos haga doble clic sobre el mismo y a continuación sobre Modificar.

Inmuebles

Con el botón Inmuebles se puede ver en pantalla los inmuebles que tiene asociado el propietario por su estado, ya sea arrendado o consignado, como lo muestra la siguiente imagen.

Arrendatario

Esta ventana funciona de forma similar a la capturar de la información de los propietarios.

Para ingresar a formulario de arrendatarios, haga clic en la opción ARRENDATARIOS del módulo ARRENDAMIENTOS.

A continuación se muestra una imagen del formulario para la captura de los arrendatarios. Los campos marcados con negrilla son obligatorios para Guardar.

Lo primero que podrá observar en la ventana son los botones principales para crear Nuevos arrendatarios, Eliminarlos o Modificarlos, Guardar las ediciones que se este haciendo sobre un arrendatario o descartar con el botón Cancelar.

Adicionalmente en la parte inferior del formularia se identifican las retenciones que se pueden generar a el arrendatario como son:

• Rete IVA
• Rete Fuente: El porcentaje de retención se configura en el campo retención (Recuadro de color Azul) donde se digita el porcentaje de retención para ese tercero, este mismo procedimiento se repite para todos los terceros que manejan retención.
• Rete ICA
• Rete Timbre

Datos Generales

Digité todos los campos con los datos que pertenecen al tercero

• TIPO DOC: El tipo de documento del arrendatario, puede ser NIT, NUIP, cédula de ciudadanía o cédula de extranjería.
• NÚMERO DE DOCUMENTO: El número de documento del arrendatario, tras haberlo ingresado el sistema generara automáticamente el dígito de verificación de la DIAN.
• PAÍS: El país donde reside el arrendatario o el país donde es posible contactarlo.
• DEPARTAMENTO: El departamento donde podemos contactar al arrendatario, en el caso de Bogotá el departamento es Bogotá.
• MUNICIPIO: El municipio donde podemos contactar al arrendatario, en el caso de la ciudad de Bogotá el municipio es Bogotá.
• APELLIDOS: Los apellidos del arrendatario, solamente el primer apellido es obligatorio.
• NOMBRES: Los nombres del arrendatario, solo el primer nombre es obligatorio.
• DIRECCIÓN: La dirección de contacto del arrendatario, con el fin de facilitar la generación de los documentos magnéticos de la DIAN es recomendable que mantenga el formato aceptado por esa entidad; el cual puede encontrar en la siguiente dirección AQUI
• TELÉFONOS: Los teléfonos de contacto del arrendatario, evite usar espacios entre los números, guiones o paréntesis.

Nota: Si el arrendatario tiene dos teléfornos registrados estos deben ir separados por guión (-).

• CORREO ELECTRÓNICO (Consultas y Envío): El correo electrónico del arrendatario, este campo es 'importante' pues el correo electrónico es a su vez el nombre de usuario para poder acceder a los servicios WEB de Daytona Cyber y a él se enviarán los documentos correspondientes desde la herramienta de envío de correos.



Si el tercero tiene alguna queja con respecto al uso de sus datos personales marcar la casilla Ley 1581 - Reclamo en trámite.

Marcar la casilla si se enviará información por correo electrónico.

En caso de que la queja sea oficialmente radicada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, se marca la casilla Ley 1581 - Información en discusión judicial.

Esto con el propósito de cumplir lo dispuesto en la ley de protección de datos.



• RÉGIMEN: El régimen tributario de su arrendatario, este puede ser Simplificado, Común o Gran Contribuyente, tenga en cuenta que esta información es muy importante.
• OBSERVACIONES: Ingrese cualquier otra información adicional que desee guardar del arrendatario.

Datos Tributarios.

En esta sección podrá ingresar la información acerca de que tipo de retenciones aplican al arrendatario, estos son: Retención de IVA, Retención en la fuente, Retención de ICA y Retención de Timbre.

• FECHA INICIO: La fecha en la cual el arrendatario inicia el contrato con el propietario.
• FECHA RETIRO: La fecha en la cual el contrato del arrendatario termina, esta establecida por defecto en un largo plazo, por lo cual solo deberá cambiarla el día en el que realmente termine el acuerdo entre el propietario y el arrendatario.
• Una vez finalice de ingresar toda la informacion que considere necesaria haga clic en Guardar.

Opciones Web.

Luego dar clic sobre el Boton Permisos. Debe asignar los roles en los cuales se asocian las opciones a las que puede acceder este tercero en el portal WEB DAYTONA CYBER, siendo el usuario el correo electrónico y la contraseña la que guardo en el campo correspondiente del tercero.

Área de Búsqueda.

Este área sirve para consultar arrendatarios que hayamos ingresado con anterioridad, si hacemos clic en buscar y dejamos el campo en blanco podremos consultar todos los arrendatarios que hayamos ingresado.

CRITERIO: Seleccione el criterio con base al cual quiere realizar la búsqueda, puede ser por Número de Documento, o el Nombre del Propietario, en el campo en blanco que se encuentra a lado derecho del menú de selección escribimos lo que deseamos buscar y a continuación hacemos clic en Buscar, tras esto la información aparecerá en la lista inferior y para seleccionar alguno de los arrendatarios haga doble clic sobre el, la información de ese propietario se cargara en el área superior y podrá modificarla si lo desea.

NOTA: Al ingresar en la captura de los diferentes Arrendatarios se puede tener el caso en que un propietario sea arrendatario. En este caso basta con ingresar el número de documento del Propietario y la información se cargara automáticamente en la ventana del Arrendatario.

Consignar Inmuebles

Para consignar un inmueble en el proyecto, dar clic sobre el submenú INMUEBLES en la opción CONSIGNADOS del módulo ARRENDAMIENTOS.

Tener en cuenta que los campos que están en negrita son obligatorios para Guardar.

En la zona superior se encontrarán los botones básicos de Nuevo, Modificar, Guardar y Cancelar, además los botones Reporte, Arrendar y Salir.

Si lo que se desea es modificar algún inmueble ya consignado se debe realizar la búsqueda del inmueble especificando los criterios de búsqueda como lo especifica el recuadro Verde de la imagen anterior.

Se encontrarán las siguientes pestañas Informacion básica y otros datos.

Información Básica

En está pestaña simplemente digitar los datos solicitados y tener en cuenta que todos los campos de esta pestaña son obligatorios. Cuando el inmueble esté consignado se puede Arrendar.

• TIPO INMUEBLE: El tipo de inmueble que se desea arrendar o vender, Daytona Cyber tiene incluidos varios tipos de inmueble distintos, entre ellos los mas comunes como CASA, APARTAMENTO o BODEGA.

Nota: Si el inmueble no tiene movimientos asociados, el sistema permitirá cambiar el tipo de inmueble.

• NÚMERO: Un número para que identifique al inmueble, puede ser el número del apartamento o casa en el conjunto o un número de identificación establecido por la inmobiliaria.
• DEPARTAMENTO: El departamento donde se puede contactar al arrendatario, en el caso de Bogotá el departamento es Bogotá.
• MUNICIPIO: El municipio donde se puede contactar al arrendatario, en el caso de la ciudad de Bogotá el municipio es Bogotá.
• DESTINACIÓN: El tipo de destinación para el inmueble el cual puede ser de vivienda o comercial, se debe tener en cuenta que este parámetro ayuda al sistema a realizar el cobro del IVA de arriendos. (si el propietario es régimen común (o gran contribuyente) y el inmueble tiene marcado la destinación como comercio).
• UTILIZACIÓN: El tipo de uso que le va a dar al inmueble el cual puede ser arriendo, venta o ambas.
• LOCALIDAD: La localidad donde está ubicado el inmueble.
• BARRIO: El barrio en donde se ubica el inmueble.
• DIRECCIÓN: La dirección donde se encuentra el inmueble, es recomendable mantener el formato de medios magnéticos de la DIAN, AQUI
• TELÉFONOS: Los teléfonos del Inmueble.
• ACTIVO: Este check sirve para marcar el inmueble como activo o inactivo, como se muestra en el recuadro Rojo.
• PROPIETARIOS: En esta sección aparecerán listados los propietarios del inmueble, para ingresar un nuevo propietario, dar doble clic sobre un campo vacío de la lista, aquí se tendrán dos opciones, la primera es ingresar directamente el Documento del Propietario, el sistema cargará el nombre automáticamente, los otros campos son porcentajes y observaciones. En el campo porcentaje indicará que porcentaje del inmueble pertenece a cada propietario, tenga en cuenta que la suma debe ser 100%, en el campo observaciones podemos agregar la información que se desee acerca de ese propietario y ese inmueble.
• BENEFICIARIO INMUEBLE: En esta opcion se selecciona el beneficiario que estara asociado al inmueble. Cafe.

En el caso que no se recuerde el nombre o el número de documento del propietario, dar doble clic sobre un campo en blanco y a continuación pulsar ENTER, se abre una ventana como la siguiente:

En esta ventana se puede buscar al propietario por el nombre completo o el número del documento, en el caso de que se haya olvidado crear el propietario, dar clic en se abre la ventana de crear propietarios, si se quiere tener información acerca de como crear propietarios, dirigirse a la sección Propietario.

Tras crear el propietario, se debe realizar nuevamente la búsqueda de este y agregarlo dando doble clic sobre el nombre del tercero.

Otros Datos.

En esta pestaña se digitan los datos referentes a la Escritura del inmueble, los canon de arrendamientos mensual, si el inmueble es de propiedad horizontal se debe especificar el valor de la Administración, los Porcentajes de comisión que van a ser cobrados al propietario, el Número de póliza, así como los datos de la Aseguradora (en caso que el propietario decida asegurar la propiedad).

Si la Aseguradora no se encuentra creada con el icono que se encuentra en el campo de aseguradora puede crear sin necesidad de salir del formulario. Dando clic en el botón para agregar Aseguradora.

Si la aseguradora del inmueble es la inmobiliaria se debe seleccionar en el recuadro correspondiente, tambíen se debe marcar la casilla Cuentas Aseguradora.

En el recuadro Rojo. se debe marcar el Estrato y el Avalúo catastral del inmueble con el fin de tener la información consignada para el informe que solicita las alcaldías. En esta pestaña también se encuentra el sistema de búsqueda ingresando los criterios correspondientes.

Controles

MANEJO Y FORMA DE COBRO DE ADMINISTRACIÓN PH.

Si se marca un parámetro de administración diferente a pago directo sera solicitado un Conjunto.

Estos son las distintas formas de manejar y cobrar la administración PH.

Para conocer la configuración y manejo de la administración clic en MANEJO Y FORMA DE COBRO ADMINISTRACIÓN PH.

Propiedad de: Son los inmuebles que pertenecen a la inmobiliaria los cuales no generara ninguna facturación de propietario o cobros relacionados con comisiones. Recuadro Azul.

Parámetros: En el recuadro Verde, se encuentran algunos parámetros importantes para cada inmuebles que solo se vera reflejado en la facturación, ya que si marcamos alguno de los parámetros el sistema realizara el cobro correspondiente al concepto.

Ubicación: Seleccione la zona donde se encuentra el inmueble, para facilitar la búsqueda de los mismo en futuras consultas. Violeta.

Entre por Configuración -> Conceptos debe configurar un concepto con nombre “PARAMETRO_CONJ” para especificar la cuenta que se va a usar para generar las contrapartidas de los documentos.

Cobros Fijos.

En esta pestaña se seleccionan con un clic sobre el campo concepto los cobros fijos que va tener ese inmueble. Estos cobros son diferentes a los relacionados normalmente en las facturaciones de arrendatarios.

Fotos.

Una vez publicado el inmueble es posible cargar gran variedad de imágenes con el fin de dar a conocer el inmueble.

Haga clic en y con el asistente busque la imagen en el equipo, luego dar clic en Abrir. Para el desplazamiento entre las imagenes, use la barra "Recuadro Azul" o de clic para ampliar la imagen , Utilizar la opción "Eliminar" para quitar de la lista.

En la parte derecha del formulario, recuadro Verde, se muestra un listado de todas las imágenes cargadas donde se puede asignar un orden a sus imágenes digitando el número asociado.

Luego de subir esta informacion hacer clic en "Guardar" y dirigirse a Arrendar Inmueble.

Para arrendar un inmueble ingresar a la opción CONSIGNADOS en el módulo de ARRENDAMIENTOS

En la parte superior se encontrará el botón hacer clic en el, aparecerá una ventana de Búsqueda - Arrendatario. Existe la posibilidad de crear los arrendatarios sin necesidad de salir del formulario.

Histórico

Para Ingresar los datos historicos de inmueble haga clic sobre el submenú INMUEBLES en la opción HISTORICO del módulo ARRENDAMIENTOS.

Con el fin de poder tener el histórico relacionado con algunos cambios relacionados con los inmuebles los cuales deben ser reportado semestralmente en un reporte entregado a las alcaldías en un reporte especial generado por el sistema en el módulo de informes de propietarios.

Si los cambios fueron realizados dentro del sistema, se debe seleccionar el período, el año y hacer clic en mostrar en la sección de Filtrar, luego se mostrarán las novedades guardadas.

Nota: Tener en cuenta que la fecha con la que se registra la novedad es la fecha calendario, no la fecha de facturación del proyecto.

Datos Inmueble

Para Ingresar los datos de inmueble haga clic sobre el submenú INMUEBLES en la opción DATOS INMUEBLE del módulo ARRENDAMIENTOS.

Inventario.

En esta pestaña se ingresa los datos o valores que se generan en el inventario realizado al inmueble y algunas observaciones si es el caso.

Los inmuebles consignados tienen un espacio para ser promocionados a través de la web, por este motivo el sistema le genera un código a cada inmueble consignado y cuando los posibles arrendatarios vean la publicidad puedan pedir mayor información por medio de este código.

Dicho código se muestra en el recuadro Rojo.

Ingrese las características del inmueble y no olvide marcar el check Publicado recuadro Azul.

La información aquí consignada será utilizada para la búsqueda tanto en el Módulo WEB como en la Utilidad de Daytona Cyber, que le permite facilitar la búsqueda de inmuebles que cumplan con ciertas características, ya sea para arriendo o venta. Dicha utilidad la encuentra en ARRENDAMIENTOS, UTILIDADES, BÚSQUEDA INMUEBLES y en el módulo WEB.

Solo los inmueble con estado Publicado aparecerán en el portal www.depias.com. Para poder publicar un vídeo debe colocar la URL del vídeo que previamente debe estar publicado en la web ( www.youtube.com ), copie la URL (dirección web del video) de la parte superior de su buscador y recuerde pegarlo en el campo de Dirección Vídeo.

Manejo y forma de cobro de administración PH, seguro y comisión

Parámetros: En el recuadro Verde, se encuentran los parámetros que definen sobre qué valor base se cobra el seguro y la comisión, los cuales se ven reflejados en la facturación; si no se marca ninguna opción el sistema tomara como valor base solamente el valor del Canon registrado en Otros datos.

Obligaciones: en el recuadro Amarillo se define como se desea hacer el cobro de la Administración PH, para conocer la configuración y manejo de esta opción haga clic en MANEJO Y FORMA DE COBRO ADMINISTRACIÓN PH.

Inmobiliaria: Son los inmuebles que pertenecen a la inmobiliaria los cuales no generara ninguna facturación de propietario o cobros relacionados con comisiones. Recuadro Azul.

Ubicación: Seleccione la zona donde se encuentra el inmueble, para facilitar la búsqueda de los mismo en futuras consultas. Violeta.

Parametros: El espacio que está señalado con el recuadro verde hace referencia a algunos parámetros que se tendrán en cuenta al momento de la facturación y que aplicara para cada uno de los inmuebles en donde estén marcados. Podemos seleccionar si se quiere o no que 1. Se cobre el seguro por la administración en PH, 2. Si aplica para cobrar IVA sobre los arriendos, 3. Si aplica para cobrar comisión sobre la administración Neto, 4. Si cobra comisión sobre el IVA de arriendos y 5. Si quiere calcular la comisión sobre la administración PH. En el parámetro tres (3) y cuatro (4) es importante recalcar que uno cobrará la comisión con un valor base de administración sobre el valor que está en el campo de Valor PH Neto y el otro parámetro sobre campo valor PHesto dependiendo de cuál aplique sobre el inmueble y cada uno de los parámetros hace referencia a que valor base tomara para la comisión. (Los campos del valor mencionados se muestran en el recuadro de color naranja).

Debe configurar los documentos que se utilizaran para los documentos de inmuebles en garantía. Entrar por Contabilidad -Tipos documentos contables -Configurar, seleccione nuevo seleccione el documento, parámetro, orden 3 confirme y guarde.

Manejo y forma de cobro de administración PH

Antes de realizar esta configuración debe tener en cuenta MANEJO Y FORMA DE COBRO DE ADMINISTRACIÓN PH, SEGURO Y COMISION.

Si se marca un parámetro de administración diferente a pago directo sera solicitado un Conjunto.

Estos son las distintas formas de manejar y cobrar la administración PH

Administración ph sin causar (Administración sin causar)

Este tipo de administración no se causa al arrendatario ni al propietario, se debe registrar en el valor del Canon el valor del Canon + Administración y se toma como valor base para el cobro de la comisión y seguro, teniendo en cuenta que en los parámetros no se debe marcar ninguna opción; de forma adicional se debe registrar en el campo Admon PH Neto el valor de la administración para hacer el pago al conjunto.

Si se selecciona el parámetro anterior el sistema no causará la Administración PH al momento de facturar al arrendatario y tampoco causará la cuenta por pagar al propietario por Administración PH, pero cuando se hace el pago al conjunto se mostrara en detalle del descuento al propietario

Para realizar esta configuración dirigirse por Arrendamientos - Inmuebles - CONSIGNADOS o ARRENDADOS, realizar la busqueda del inmueble a configurar, para continuar ubicar la pestaña denominada 'Otros Datos' y en la parte inferior de esta pestaña se encontrará el ítem a utilizar como se evidencia en la siguiente imagen

Luego se procede a seleccionar la opción Admon ph sin causar. Cabe anotar cuando se selecciona esta opción es importante que estos inmuebles tengan asociado un conjunto y un valor en la opción de Admon PH Neto. (Identificado en la imagen anterior con el recuadro naranja).

Para que este parametro se genere de forma automatica y correcta se dirige por Configuración – Conceptos, procede a crear un Nuevo concepto de tipo valor ADMON, posteriormente Configura las cuentas de la siguente forma, partida seleccionar la cuenta que maneja para el arrendatario y en la cuenta contrapartida la cuenta de propietario.

NOTA:

• Es importante tener en cuenta que todos los inmuebles marcados con este tipo de administración que se encuentren arrendados solo trae la causación del mes que se encuentre facturado.
• Los inmuebles Consignados y que tengan cualquier tipo de administración configurada mostrara su causación en el módulo de pagos de administración por esta opción, y solo se reflejara los valores correspondientes al ultimo mes facturado por el sistema. Aquí podría realizar el giro de estas administraciones a los conjuntos y estos valores se verán reflejados en la cartera de Propietarios.

Entre por Arrendamientos- Generar pagos – Pagos Administración, de la lista, seleccione Admon ph sin causar y a continuación Cargar. Si el procedimiento se realizo correctamente se mostrar en la ventana agrupado por conjunto todos los inmuebles asociados a este tipo de configuración, seleccione los inmuebles que va a descontar al propietario, presione Descargar, el sistema generara un documento por cada conjunto y se descuenta al propietario.

Admon PH Causado (Administración Causada a Arrendatario y Propietario)

Este tipo de configuración permite causar la administración al arrendatario, para pagarla a el propietario, toma en cuenta el valor del Canon + Admon PH Neto como valor base para el cobro de la comisión y seguro.

El sistema causará la Administración PH una vez generada la facturación del arrendatario, posteriormente causara la cuenta por pagar por el concepto de Administración PH al momento de facturar el propietario.

Entrar por Arrendamientos - Inmuebles - CONSIGNADOS o ARRENDADOS, crear o buscar el inmueble, marcar de la pestaña Controles, desplegar la lista como se muestra en la imagen, seleccionar la opción Admon ph causado. Es importante que estos inmuebles tengan asociado un conjunto y el valor de Admon ph neto sea mayor a cero o no este vacío.

Admon PH sin causar propietario (Administración unicamente causada a el arrendatario)

Este tipo de configuración permite causar la administración al arrendatario, pero no la paga al propietario, toma en cuenta el valor del Canon + Admon PH Neto como valor base para el cobro de la comisión y seguro.

El sistema causara la Administración PH al momento en la facturación del arrendatario y no causara la cuenta por pagar al propietario por Administración PH al momento de facturar el propietario.

Entre por Arrendamientos - Inmuebles - CONSIGNADOS o ARRENDADOS, crear o buscar el inmueble, marcar de la pestaña Controles, despliegue la lista como se muestra en la imagen, selecciona la opción Admon ph sin causar propietario. Es importante que estos inmuebles tengan asociado un conjunto y el valor de Admon ph neto sea mayor a cero o no este vacío.

Entrar por Configuración – Conceptos verificando que el concepto ADMINISTRACION P.H. sea de tipo valor ADMON, y debe configurar un concepto nuevo de tipo valor NORMAL que aplique sobre el concepto de ADMINISTRACION P.H. configurando en Cta. Partida una cuenta del arrendatario con Débito y Cta. ContraPartida una cuenta diferente a la del propietario con Crédito (por ejemplo: una cuenta por pagar).

Admon ph arrendatario (pago directo del cliente con el conjunto)

Este tipo de administración no se causa al arrendatario ni al propietario, toma en cuenta el valor del Canon + Admon PH Neto como valor base para el cobro de la comisión y seguro.

El sistema no causara la Administración PH al momento en la facturación del arrendatario y tampoco causara la cuenta por pagar al propietario por Administración PH al momento de facturar el propietario.

Entre por Arrendamientos - Editar inmuebles arrendados o consignar inmuebles, Crea o Busca el inmueble, marcar de la pestaña Controles, despliegue la lista, selecciona la opción Admon ph arrendatario (pago directo). No es obligatorio que el inmueble tenga asociado un conjunto y el valor de Admon ph neto debe ser cero (0) para que no tome ningún cálculo tomando como base, si desea tener informativo coloque el valor de la administración en Admon PH.

Editar inmuebles arrendados.

En este módulo se modifica la información de los Inmuebles Arrendados, para modificar la información de inmuebles arrendados dirígirse a Inmuebles -> Opción Arrendados , realizar la búsqueda y editar la información usando el botón 'Modificar'.

Para poder modificar los inmuebles arrendados primero se debe hacer la búsqueda especificando los criterios de búsqueda como se muestra en el recuadro Rojo, luego sobre alguno de los campos con los datos del inmueble dar doble clic para que poder ver los datos en la parte superior del formulario, una vez la información esté cargada dar clic en el botón "Modificar", para poder realizar las modificaciones correspondientes.

Nota: Si el inmueble no tiene movimientos asociados, el sistema permitirá cambiar el tipo de inmueble.

REPORTES

Con el botón se genera el reporte para el propietario seleccionado.

En la parte superior del reporte se muestran algunas acciones que se pueden llevar a cabo con este reporte:

INICIO

Con este botón se genera nuevamente el reporte.

BARRA DE AVANCE

Muestra el porcentaje de avance de la generación de reporte.

GUARDAR

Con este botón es posible escoger alguna de las opciones en las cuales se quiera generar el archivo, al dar clic sobre el botón Exportar se genera nuevamente el archivo en el formato seleccionado anteriormente y luego clic en el botón Guardar para salvar el archivo, se mostrará una ventana para indicar donde se desea guardar el archivo.

COBRAR FRACCIÓN

Inmuebles - Arrendados - Pestaña (Otros Datos).

Cuando se edita un inmueble que se encuentra arrendado y exista movimiento en ese mes DAYTONA CYBER le preguntara: "Ya existe movimiento en el mes ¿quiere cobrar la fracción? ". Al dar clic en "SI" aparecerá la venta de concepto por fracción la cual le mostrar los valores que se descargan al propietario y al arrendatario según el estado de la facturación actual ya que si el proyecto se encuentra solo facturado arrendatario solo realizara la factura para el arrendatario por los días seleccionados, pero si el sistema ya se encuentra facturado propietario realizara la facturación para cada uno con los valores correspondientes a los días seleccionados, aunque si en el proyecto ya se encuentra pre-liquidado arrendatario no realizara el cobro de la fracción, los valores a agregar a la facturación dependen del campo "Días Cobro" recuadro Rojo ó igual manera puede digitar de forma manual el cobro sobre el campo valor o eliminar los registros a los cuales no les debe aplicar el cobro con el botón

Al finalizar haga clic en el cobro.

TERMINAR CONTRATO

Con un clic en el botón simplemente muestra en pantalla el mensaje de confirmación si se desea dar terminación al contrato.

FIADORES

Con el botón se ingresan los datos del o de los fiadores para cada inmueble.

Adicionalmente el sistema identifica con un color Naranja los fiadores que han estado relacionados al inmueble y sin color el fiador actual del inmueble, esto con el fin de identificar de forma clara los fiadores anteriores del inmueble.

Cláusula penal

Este formulario permite generar cobros cuando se presenta incumplimiento en un contrato de arrendamiento, este proceso debe realizarse antes de la terminación del contrato definiendo los días de cobro según la cláusula.

Genera los cobros correspondientes a arrendatario y descuentos al propietario según se hayan realizado las liquidaciones por cada uno de los roles. (Si esta facturado solo Arrendatario traerá unicamente estos cobros, si tambíen se liquidó propietario cargara los respectivos descuentos al mismo)

Desde este formulario esta disponible la opción de terminar contrato al aprobar un cobro de esta naturaleza, si no se termina el inmueble se mantendrá en estado arrendado.

Claves Web

En la opcion de claves web podemos seleccionar los terceros a los cuales queremos asignar una contraseña para el ingreso al modulo web.

Se debe seleccionar que a que tipo de tercero le asignaremos claves (Propietario/ arrendatario) se da clic en el boton buscar con lo cual nos traera en la parte inferior la informacion de todos los terceros registrados. para asignar la clave web se debe seleccionar el tercero en la columna sel. Al terminar de seleccionar los terceros deseados se da clic en el boton enviar correos con lo cual enviara un email al tercero indicandole la contraseña para el ingreso al modulo web.

Bítacora Inmueble

En esta función, tienes la posibilidad de crear una bitácora específica para cada inmueble según sea necesario. Puedes registrar los avisos emitidos con respecto al inmueble, mantener un registro de los recibos de pagos al día, entrega de las facturas y cualquier otra información relevante que desees documentar. Posteriormente, podrás generar un reporte completo utilizando la misma función para acceder a todos estos datos de manera organizada.

En el recuadro Azul , en la parte superior, tienes la opción de añadir un nuevo registro para un inmueble específico. Para hacerlo, simplemente presiona el botón Nuevo y se activarán los campos correspondientes: Inmueble, Tipo de Bitácora y Observación.
Para asignar un inmueble en particular, selecciona el icono de lupa y podrás buscar el inmueble que deseas vincular con este nuevo registro. En la sección Tipo de Bitácora, elige una opción de la lista desplegable (Asamblea, Paz y Salvo, Cobros u Otros) según la categoría que mejor se ajuste a tu necesidad.
En la sección Descripción de la Bitácora, puedes añadir una breve descripción que explique el contenido de este registro que estás a punto de guardar.
Una vez que hayas completado estos campos, el botón Guardar en la parte superior quedará habilitado. En caso de que decidas no guardar la información que acabas de ingresar, puedes hacer clic en el botón Cancelar.

Una vez que hayas ingresado la bitácora en el recuadro Verde podrás generar el reporte. Para ello, utiliza el icono de la lupa para buscar el inmueble que deseas ver y selecciona un rango de fechas para buscar los registros. Ten en cuenta que la fecha de la bitácora se toma según la fecha y hora en la que hayas guardado el registro. Luego, simplemente presiona el botón de reporte

para acceder a la información deseada. Un ejemplo de como se ve el reporte se muestra a continuación (imagen de ejemplo)

Preliquidar y liquidar arrendatario

PRE-LIQUIDACIÓN

Este proceso consiste en identificar los conceptos que se cobra a cada uno de los inmuebles, sin generar ninguna transacción a contabilidad. Este proceso lo podrá realizar las veces que usted requiera, siempre y cuando No apruebe la liquidación.

Para ingresar vaya por Arrendamientos, Procesos y seleccione Una vez terminada la pre liquidación el sistema generar el informe de la preliquidación realizada.

VALOR BASE RETENCIÓN

Para calcular el valor de la retención, se debe verificar que en el modulo Cuentas Impuestos de la pestaña Contabilidad, este asignada la cuenta de retención arrendatario.

Si la cuenta se encuentra asignada, el sistema validara, si el valor pagado por el arrendatario es menor al valor base asignado en esta cuenta para no cobrar retención, de lo contrario lo cobrara de la siguiente manera:

• La RTE FTE toma como valor base, el valor base el valor del canon de arrendamiento, y el porcetaje lo toma del concepto con tipo valor: RTE FTE cobrado al arrendatario.

NOTA: Si la cuenta no esta asignada, el sistema calculará el valor de la retención a todos los pagos.

LIQUIDACIÓN

Una vez tenga la pre liquidación completamente revisada, envíe el proceso de

El cual consiste en contabilizar los cobros de cada uno de los inmuebles (este proceso es automático).

Antes de realizar este proceso se recomienda verificar:

1. Revisar el porcentaje de interés, el rango del descuento/recargo.
2. Ingresar las novedades que afecta la siguiente facturación.
3. Revisar las fechas de descuento.
4. Revisar que la facturación este para cada propietario.
5. Los consecutivos se encuentren marcados como automáticos y este bien definido el que continua.
6. Fechas de facturación y vencimiento para las facturas.

Cruce de Anticipos

La pantalla de cruzar anticipos se genera o se muestra cuando se realiza la liquidación de arrendatarios, el sistema por defecto trae una opción de como realizar el cruce aunque el usuario lo puede modificar y aplicar los pagos según la selección realizada.

Novedades

Esta opción permite agregar cobros adicionales a los causados por los canon o impuestos sobre el arrendamiento, a uno o varios inmuebles. Los cuales pueden ser programados o cobrados en la última facturación. En la imagen se puede ver un ejemplo de un gasto de envío de papelería.

Tener en cuenta que si la 'fecha de Iniciar' que seria la fecha cuando se genere el cobro adicional es el primero del mes ese valor se generara en la factura que va a ser impresa, pero si la fecha es diferente se generara una nueva factura para ese o esos inmuebles.

CONCEPTO: Seleccione el concepto que desea cobrar.

VALOR: Valor que debe pagar el tercero en la facturación.

FECHA INICIAR: Se refiere al periodo en el cual iniciara el cobro del concepto.

N. VECES: Ingrese el número de veces que requiere aplicar este cobro.

NOTA: Si este cobro se va a realizar mas de una vez, estos conceptos se agregaran al módulo de movimientos programados y a medida que se va realizando la facturación así mismo se irán descontando el número de veces que se realizaran los cobros.

INMUEBLE(S) PARA COBRAR NOVEDAD Y SELECCIONADOS

En esta área se muestran todos los inmuebles a los cuales se les cobra el concepto seleccionado. Dar doble clic, sobre los inmuebles para mover de la lista a el campo inmueble(s) seleccionado.

Si el cobro del concepto tiene fecha superior a la fecha de la última facturación o si el número de veces es mayor a 1, esta pasa a "Movimiento Programado", Por esta opción puede monitorear el comportamiento de la novedad.

NOTA: Antes de agregar algún cobro verifique que el concepto este bien parametrizado.

Fechas de Pagos

Esta opción permite registrar los rangos porcentuales para cada Mes, día desde y día hasta, como se muestra en el recuadro Verde,Puede agregar máximo cuatro rangos por mes.

Estos porcentajes son aplicados a la facturación para generar un cobro adicional de sanción cuando se incurre en mora, así como también es utilizado por el sistema para saber desde que día comienza a cobrar la sanción moratoria.

• Día Desde: En éste campo se introduce el día desde el cual será generada o no el porcentaje.
• Día hasta: Se debe especificar en este campo el día hasta que se aplicará el porcentaje.
• Porcentaje: Este campo guarda el valor porcentual que será aplicado en caso de que estos sean en función de un porcentaje.

Contratos

Esta opción permite visualizar los contratos que vencen entre los rangos a 30, 60, 90, 120, 150 y 180 días con su correspondiente informe.

Seleccionar el filtro (Todos, Vivienda, Comercio, según sea su destino). Si continua el contrato, marcar la casilla 'Continúa' y guardar los cambios.

Cuando se marca que se incluyan todos, el sistema trae todos los contratos anteriores a la fecha, pero cuando esta opción no se encuentra marcada, solo carga los contratos que se vencen en la fecha estipulada.

Dar clic sobre el botón 'Reporte' el sistema automáticamente muestra en pantalla el informe de los contratos que se vencen en el rango de fechas solicitado.

Se podrán generar informes en formato .pdf y archivos en excel con el contenido del formulario, para generarlos dar clic sobre el espacio sin título antes de la columna inmueble (cuadro rojo), al verificar que se seleccionaron todos los registros, dar clic derecho sobre cualquier título (cuadro verde) y allí se podrá generar el reporte .pdf (se requiere una impresora pdf para generar este archivo en el equipo) y excel para descarga.

Archivos Generados

Reporte

Archico Excel (.xls)

NOTA: Esta opción también la mostrará cuando se va a pre-liquidar arrendatarios, muestra en pantalla que no es posible realizar la pre-liquidación porque se tienen inmuebles por prorrogar.

Movimiento programado

Todo cobro, novedad que tenga más de una cuota de aplicación o que se estime a ejecutar en una fecha superior a la liquidación del proyecto se guardara como movimiento programado, hasta que sus aplicaciones lleguen al valor "0", para acceder vaya por: ARRENDAMIENTOS y luego de click en "MOVIMIENTO PROGRAMADO".

En la ventana encontrará los siguientes campos:

INMUEBLE: Detalla a que inmueble se carga el movimiento.

No. CUOTAS y No. APLICADAS: Muestra el número de veces que se programa el cobro y el número de cuotas aplicadas. Daytona cada vez que aplica un cobro incrementa el campo No.Aplicadas cuando sean iguales será borrado de este módulo.

• FECHA: Desde el momento en que se inicio el movimiento programado.
• CONCEPTO Y DESCRIPCIÓN: Se detalla el concepto al cual aplica.
• VALOR: Total del movimiento que se incluya en cada aplicación.

Con la opción de Modificar se puede modificar y cambiar cualquier dato en el formulario directamente.

¿ELIMINAR MOVIMIENTOS PROGRAMADOS?

No se puede devolver un movimiento que ya esta incluido en un documento, este procedimiento se debe hacer manual, para eliminar un movimiento programado de clic sobre el campo y luego dar clic en 'Eliminar'.

NOTA: Si un cobro es aplicado a una facturación y esa facturación es eliminada, se pedrería esa aplicación del movimiento, es decir si la facturación de arrendatarios es eliminada el número de cuotas aplicadas no se devolverá.

Pagos y facturas

Permite registrar los pagos, de los diferentes inmuebles, aplicando en forma automática la cartera y la transacción contable sobre los arrendatarios. En esta opción se despliega una lista de opciones por las cuales se pueden realizar diferentes procesos correspondientes a Arrendatarios.

Al dar clic en la opción "PAGOS ARRENDATARIOS" se mostrará la siguiente ventana.

FECHA DE PAGO: Esta ventana siempre se iniciara con el día, mes y año que tenga el equipo, correspondientes a la ultima facturación realizada. Al cambiar la fecha por los primeros días del mes facturado el sistema no calculará los intereses de mora, pero si la fecha sobrepasa a la primera fecha de pago configurada, realizará el cobro de los intereses de mora e IVA si es el caso, según la parametrización del proyecto.

BUSCAR POR: Realiza la búsqueda por Arrendatario "Nombre o documento del Arrendatario".

NOTA: El interés de mora o sanción moratoria es una sanción diferente al recargo que se cobra en la facturación de código de barras.

Lo primero que se debe realizar es la búsqueda del tercero a quien realizara el recibo de caja (utilice el campo en frente del botón "Buscar" para filtrar). Al identificar el Arrendatario, seleccione y presione el botón .

En la siguiente ventana se muestran todos los conceptos que tenga en cartera ese inmueble. Recuerde que puede recibir pagos de inmuebles que se encuentran Garantía o en siniestro solo debe marcar en el campo "Recibir Siniestro".

Medio de Pago: se debe seleccionar el medio de pago por el cual hará la transacción.

Cuenta: Se cargara automáticamente la cuenta definida para ese medio de pago, configurada en Configuración medios de pago.

Banco: Se selecciona el banco por el cual se hizo la transacción (en caso de ser transacción por este medio).

Nro Cheque: En caso de pagar con cheque es obligatorio llenar este campo.

Cta Bancaria: Se digita el número de cuenta si es transacción bancaria.

Valor: Al seleccionar los conceptos a cancelar automáticamente ese valor se vera reflejado en este campo.

Lo primero que se debe hacer es seleccionar el medio de pago y llenar los datos necesarios de ese medio de pago y luego seleccione los conceptos que se van a cancelar haciendo "Doble clic" sobre cada campo de la columna 'Valor', el campo "VALOR PAGADO" mostrara cuanto se aplicará por el concepto, realice este procedimiento hasta completar el TOTAL A PAGAR. o haga clic en el check Todos para marcar todos los conceptos.

NOTA: Los medios de pago deben ser configurados con anterioridad en Configuración, Medios de Pago para que aparezca la opción de los mismos en la columna “Medio de Pago”.

La suma de todos los valores en la columna Valor debe ser igual a la cantidad sumada en los conceptos a pagar, para poder realizar el pago.

En el recuadro Verde se tienen la opción de 'Otros Cobros' aparece la siguiente ventana.

Se debe tener creado el concepto 'DESCUENTO_VARIOS' de tipo valor 'NORMAL'

En esta ventana se pueden reportar los pagos o gastos adicionales que el arrendatario a realizado, ejemplo (pago de algún arreglo locativo). Simplemente se debe llenar los campos solicitados en especial la cuenta por la cual se va reflejar ese movimiento contable.

En el Campo de 'Anticipos', simplemente se debe especificar el concepto del anticipo y el valor. Luego dar clic en y acepte el mensaje de confirmación para registrar el pago, puede escoger si imprimir o no el recibo de caja.

NOTA: Los arrendatarios que no tenga conceptos o deuda en cartera NO se muestran en la selección.

CALCULO DE INTERESES DE CANON DE ADMINISTRACIÓN

Se debe definir si el interés del canon se le aplica o calcula el IVA. En la pestaña de Configuración -> opción Modificar Proyecto en la pestaña de parámetros aparece la opción " IVA sobre interés de arrendatario", si esta aplicado calcula IVA al interés a causar, de lo contrario no aplica ese IVA.

Se debe configurar el concepto de Interés, de tipo valor “INTERES_DIA”, en donde se configura una cuenta 13XXXX de arrendatario con movimiento Débito, con la contrapartida a la cuenta que corresponda (por lo general una cuenta de Ingreso) al Crédito, y concepto sobre el cual aplica es el Canon de Arrendamiento y llenando el campo porcentaje con el porcentaje de interés a aplicar.

Se deben configurar las fechas de pago, las cuales establecen el primer rango de fechas del mes en el cual no se cobran intereses de mora al arrendatario si el pago que realiza corresponde al mismo mes facturado.

Si se paga antes de la primera fecha del rango de descuento configurada en el sistema, no genera interés de mora al arrendatario del último mes causado.

El INTERES se calcula de la siguiente forma:

• Valor_Día = (Saldo_Pendiente_Mes / 30)
• Días_Mora = (Meses_Mora * 30) + Fecha_Pago - [ Rango_Descuento] Rango_Descuento es cero (0) si ya es mes vencido o no tiene configurado rango de descuento. Rango_Descuento es X días según lo configurado en la primer fecha de pago del mes que aplica.
• Porcentaje_Interés: este valor se configura en el concepto. Interes_sin_IVA = Valor_Día * Días_Mora * Porcentaje_Interés Si el interés tiene IVA: IVA_Interes = Interes_sin_IVA * 16% Total_Interes = Interes_sin_IVA + IVA_Interes

Para Realizar el pago:

Al momento de ingresar a hacer el pago del arrendatario, se debe configurar la fecha que se está efectuando el respectivo pago, de esta depende el cálculo de días para los intereses de los valores a pagar.

Cuando muestra los valores pendientes a pagar también se despliega el campo de los intereses a pagar, especificando los días de mora a cancelar, también aclara el IVA cobrado, si se marco ese parámetro.

En los intereses mostrados aparecen los valores a causar los cuales dependen de los días en mora:

Si los desea causar debe dejar seleccionada la opción causar, además si son valores parciales puede configurarlos cambiando el número de días, o dejando el valor que calcula automáticamente. Esta opción hace la causación (cuando marca la opción causar) en un nuevo documento de causación de orden 1 u orden 3 (configuración en Tipos de documentos contables) y genera el respectivo pago de esa causación de forma inmediata con el RC que genera.

CAUSACIÓN

EJECUCIÓN

Si los desea Contabilizar el ingreso, además si son valores parciales puede configurarlos cambiando el número de días, o dejando el valor que calcula automáticamente. No se marca la opción causar y al generar el respectivo pago, hace también el registro en las cuentas del ingreso de forma inmediata con el RC que genera.

Si no desea causar ni contabilizar intereses de algún mes cuando tiene meses pendientes, en el campo # Días se deja con cero y posterior a esa causación desaparece y no se contabiliza.

Si se desea re-calcular los valores originales generados por el sistema posterior a cambios hechos manualmente, se da clic en el botón Calcular.

NOTA: Las cuentas contabilizadas al momento pagar los intereses (causados o no causados) son las cuentas configuradas en el concepto.

GENERAR REMANENTES

Los remanentes son los depósitos que deja el arrendatario en el momento de entregar el inmueble. ejemplo: (pago de los servicios públicos). Para generar remanentes en el módulo Arrendatarios y en Recibir pagos muestra la opción de 'Generar Remanentes'.

Para poder utilizar este módulo primero se debe tener configurado uno o varios conceptos de tipo valor remanente. En la tabla que se encuentra en la parte superior derecha se debe seleccionar el medio de pago, luego se debe realizar la búsqueda del arrendatario y del inmueble con el botón Buscar como se muestra en el recuadro Rojo . En el campo 'Valor' se debe digitar el valor del remanente, como se muestra en el recuadro Azul , luego la cantidad pagada se mostrará en el campo Valor del medio de pago, se debe tener en cuenta que la suma de los valores de la columna “Valor” debe ser igual a la suma de todos los remanentes generados. Luego dar clic en 'Siguiente' y aceptar la opción de imprimir el recibo de Caja.

Nota: El formulario permitirá seleccionar el tipo de documento contable configurado como EJECUCIÓN ARRENDATARIO orden 1 y 3 para generar el recibo de caja.

PAGOS REMANENTES

Los pagos remanentes es cuando se realizan los pagos de remanentes generados al arrendatario e inmueble. Ejemplo: (Cuando la inmobiliaria realiza el pago de los servicios públicos del inmueble).

Rojo: Configuración del documento que se va a crear, Fecha y Tipo.

Naranja: Muestra los remantes que están Generados.

Verde: Muestra el detalle del remanente seleccionado en el campo anterior, dando la posibilidad de pagar el valor del Saldo, o en caso de ser requerido un Mayor Valor, el cual se ingresa en esa columna.

Nota: Dar clic en la casilla 'Todos' para seleccionar la totalidad de los registros en el detalle de la referencia seleccionada en el recuadro naranja (Si hay más referencias de pago y se necesitan seleccionar todos los detalles, este procedimiento debe realizarse para cada referencia a pagar).

Azul: Ej. Mayor Valor: Los servicios públicos son cobrados por un valor mayor al del remanente, ese pago debe hacerse, por lo cual el Mayor Valor será cobrado al tercero correspondiente.

Se debe digitar el valor a cancelar en el campo 'A pagar' que indica el recuadro Morado: , o haciendo doble clic sobre este valor.

En la parte inferior (recuadro Negro) se configuran los Medios de pago por los cuales se realizará el pago correspondiente.

Luego dar clic en la opción 'DESCARGAR' y aceptar el mensaje de confirmación para generar el comprobante de egreso y confirmar si desea imprimir el documento.

Los pagos de remanentes se pueden realizar de forma individual o en grupo (en un solo comprobante de egreso para varios terceros). para agruparlos solo se debe digitar un número para cada uno de los remanentes que se pagaran en la casilla Grupo, si no se desea agrupar los pagos de remanentes a la hora de generar el comprobante de egreso, simplemente no se marca nada en el grupo y el sistema generara un CE para cada pago.

PAGOS ANTICIPOS

Este módulo permite realizar los anticipos de canon. Antes de utilizar el módulo se debe tener configurado el concepto anticipo canon de tipo valor 'Anticipo' y la cuenta partida 2705 debe estar marcada como cartera "Arrendatario" para poder asociar el inmueble.
Se deben tener en cuenta el consecutivo si es manejado manual o automático como lo muestra el recuadro Verde.
En la parte superior derecha de la ventana se deben configurar los medios de pago, el sistema automaticamente agrega la cuenta del disponible asociada al medio de pago, así como también se debe seleccionar el banco, Nro de Cheque o Cta bancaria en caso de ser necesario.
En el recuadro Azul, se debe realizar la búsqueda del arrendatario y del inmueble para poder generar los anticipos de canon.
En el recuadro Rojo se debe digitar el valor del anticipo. luego dar clic en el botón siguiente y aceptar que se desea realizar el recibo de caja.

En esta ventana se pueden reportar los descuentos o cobros adicionales que se le han de realizar al arrendatario, ejemplo (pago de algún arreglo locativo). Simplemente se debe llenar los campos solicitados teniendo en cuenta la cuenta por la cual se va a reflejar ese movimiento contable y si se va a sumar o restar al pago realizado.

NOTA: La opción de Otros Cobros de este módulo funciona igual que en el módulo de recibir pagos de propietarios.

FACTURAS MANUALES

Por medio de este módulo se pueden realizar facturas con código de barras manualmente. Se debe tener configurado la FV con el parámetro de causación de arrendatarios con el orden 2 para poder utilizar el módulo. Tener en cuenta si el consecutivo de facturas se encuentra manual (color blanco) o automático (color gris) como se muestra en el recuadro Verde.
Se debe ingresar o buscar un arrendatario y asociar un inmueble y según el concepto que se desee facturar colocar en el campo Valor su respectivo precio, luego dar click en el botón Generar, las cuentas de impuestos se generan automáticamente; solo se deben tener bien configurados los conceptos.

Si desea imprimir el documento, saldrá la siguiente ventana donde puede seleccionar el documento por fecha, usando el botón Buscar, además puede selecionar otros parámetros para ver el reporte según lo desea.

Para ingresar el siguiente módulo ingrese por Documentos , Facturas. Donde aparece lo siguiente:

En el recuadro rojo, se cobra el concepto de Costo de envió, se debe cambiar el valor según los criterios de la empresa. Se deja sin seleccionar este campo.

En el recuadro verde, en el campo de % se debe colocar el valor de porcentaje de incremento aplicado para la fecha seleccionada en Última Fecha Barcode en caso de ser necesario, el sistema asume por defecto la configuración realizada en el módulo de Fechas de Pago.

En el recuadro naranja. se encuentra el parámetro de 'Rango', si está marcado imprimirá el intervalo completo entre dos facturas seleccionadas que no sean contiguas (en la imagen superior fueron marcadas únicamente la FV56286 y la FV56292) si no se selecciona este parámetro se imprimirán únicamente las facturas marcadas en la columna de selección.

Informes arrendatario

En este módulo de Informes se encuentran dos pestañas las cuales clasifican los informes por cartera y arrendatarios. Se seleccionan los campos correspondientes para poder generar la consulta según las necesidades.
Puede generar los siguientes informes:

En este primer reporte como lo muestra la figura se debe seleccionar la fecha de corte e indicar si va ser filtrado por inmueble o por tercero. Se debe seleccionar el inmueble o el tercero para imprimir el reporte especifico, dando clic sobre el botón , aparece una ventana de Búsqueda que facilita el encontrar el registro a imprimir de forma mas fácil.

Simplemente se digita el valor del criterio de búsqueda y aceptar. Al mostrar el registro dar doble clic para seleccionarlo

Para el reporte de Cartera con Corte simplemente se debe seleccionar la fecha hasta la cual se desee el reporte.

Cuando se solicita el reporte por cartera a la fecha simplemente se muestra el reporte a la fecha actual.

Reporte Columnario: permite anexar al reporte las columnas o datos que se desean, como muestra la figura se debe agregar los conceptos que se solicitaran. Luego hacer click en Reporte.

Este reporte muestra la cartera por edades de mora que serían de 30, 60 y 90 días y solo se selecciona la fecha de corte.

El reporte por extracto se debe seleccionar el rango de fechas y la persona de la cual se solicita el informe.

En la pestaña de Arrendamientos los reportes por Arrendatarios y Recibos de Caja simplemente se marcan y se da clic sobre Reporte y se muestra el informe.

Cuando es Movimientos por Conceptos se debe seleccionar el arrendatario o todos los arrendatarios (marcando el campo Todos los Arrendatarios) y posteriormente los conceptos del reporte (se pueden seleccionar todos los conceptos seleccionando el campo Todos los Conceptos). Luego dar clic en Reporte.

También se debe seleccionar el tipo del reporte y decir si se solicita por "Conceptos Cobrados del Mes" o "Por Cobrar Actual".

NOTA: para guardar o imprimir los reportes simplemente seleccione la acción según lo necesitado en el formulario del informe.

Siniestros

Este módulo permite ver los inmuebles que se encuentran en deuda y poderlos clasificar como siniestros (ya pasan a cobros por parte de la aseguradora).

Permite filtrar o consultar a partir de los quince días los inmuebles con mora en el recuadro Azul.

En la columna Siniestrar al seleccionar o no, recuadro Rojo, se cambiará de manera automática el estado del inmueble y pasara de estar o no Siniestrado, cambiando el color que nos indica (recuadro Verde), Blanco sin siniestrar , Azul en siniestro.

NOTAS

• Cuando un inmueble se encuentra marcado como en Siniestro el sistema no permite realizar el recibo de caja si no tiene marcado el parámetro de "Recibir Siniestros" y si no se encuentra marcado el parámetro el pago debe ser directamente en las aseguradoras.
• Con el botón 'Reembolsos' se puede ver el informe de lo que se le debe girar a cada aseguradora, por el concepto de seguro de canon.
• Cuando se recibe el pago de los conceptos el sistema no saca los inmuebles de siniestro, ese cambio de estado de los inmuebles se deben realizar manualmente ya que es posible que el giro del dinero lo realice la aseguradora mas no el arrendatario.

Documentos arrendatario

Por esta opción puede imprimir o consultar los documentos Causación y Ejecución arrendatario (FV y RC) y presentar el informe respectivo, se tienen dos submenús que son:

1. Recibos
2. Facturas

RECIBOS

Para generar vaya por el menú Recibos de la opción de DOCUMENTOS del Módulo de ARRENDATARIOS aparecerá la siguiente ventana:

Para la impresión de "Recibos de caja e Informe de Recibos"

Seleccione el tipo de documento. Aclare el rango de fechas en la que se encuentra ese documento. Haga clic en

Se podrá generar impresion de las siguientes maneras:

• Documentos individuales
  


• Rango (Manteniendo presionada la tecla 'Control' para elegir el inicio y fin del rango)
  


• Todos los documentos de la pagina actual

Luego de validar correctamente los documentos utilice el botón para imprimir.

VERIFICAR EL INFORME DE RECIBOS

Marque "informes de recibos" y aparecerán dos grupos dentro del parámetro "TIPO REPORTE" donde puedo filtrar si el reporte se solicita detallado o resumido. Este informe trae todos los documentos que se encuentran contenidos en el rango de fechas.

NOTA: Para exportar reportes simplemente de clic en el botón "GUARDAR" y seleccione el tipo de archivo.

Tenga en cuenta: Para ver los reportes debe tener instalado un versión reciente de ADOBE READER u otro lector de .pdf actualizado.

Para generar el reporte de varios documentos simplemente se seleccionan los documentos manteniendo la tecla Ctrl sostenida y con el mouse dando clic sobre los documentos q desea imprimir o ver en el reporte.

FACTURAS

IMPRIMIR FACTURA CON CÓDIGO BARRAS

En el recuadro Rojo, configure el rango de fechas para buscar los documentos que necesita. En el recuadro Verde, configure el Criterio de Búsqueda y el Valor requerido para buscar los documentos que necesita.
En el recuadro Azul, se cobra el concepto de Costo de envío, se debe cambiar el valor según los criterios de la empresa.
En el recuadro Violeta,, puede modificar la Última Fecha Barcode, y el porcentaje de recargo que Aplica sobre esta, campo habilitado únicamente al generar el documento con Código de barras (recuadro Naranja,, además puede seleccionar Normal o Tercero). Debe confirmar si desea imprimir la factura con la resolución de la DIAN.

Por defecto el sistema trae en el campo %Recargo, el sistema trae la ultima fecha configurada en el módulo de 'Fechas de Pago'.

Marcar la casilla Cafe, para marcar si la factura será generada con código de barras, además si la misma se generará bajo los siguientes parámetros:

• Normal: Factura por inmueble.
• Tercero: Según el tercero que se seleccione, imprimira todas las facturas que le correspondan.

En la casilla color Negro, hay tres parámetros los cuales deben tenerse en cuenta para generar la impresión:

• Todos: Marcará la totalidad de facturas de la pagina (100 facturas).
• Rango: Imprime por el rango que se seleccione si esta marcado el parametro, de lo contrario se podrán elegir de manera alterna.
• Mostrar el saldo anterior: En las facturas que se generen.

NOTAS

• Se debe tener en cuenta que esta factura no sera contabilizada por esa razón los conceptos adicionales (diferentes a los cobrados en la facturación del mes) tampoco serán contabilizados.
• Para realizar una factura de librería cuando el tercero tiene más de un inmueble, se debe tener en cuenta en seleccionar el inmueble correspondiente ya que los valores que aparecerán en la nueva factura son los correspondientes a la factura seleccionada.

Preliquidación

Para realizar la pre-liquidación o liquidación al propietarios, se debe dirigir Arrendamientos - Pre liquidación (en el grupo propietarios).

Se mostrara una ventana como la anterior en donde se deberá seleccionar Pre-liquidar en la parte superior derecha. Para seleccionar un propietario simplemente de clic sobre cualquiera de los campos y según el campo así mismo solicitara el criterio de búsqueda. En el botón Reporte se generan los reportes filtrado ya sea por pre-liquidación o liquidación.

NOTA: Antes de generar la pre-liquidación de los propietarios se debe realizar los pagos a terceros.

Para realizar cobros adicionales a propietarios (son descuentos que no implican directamente al arrendatario, solo a la inmobiliaria), estos deben ser realizados manualmente por el módulo de registro de documentos.

El calculo del valor de la retencion de la fuente, se calcula tomando como valor base, el valor de la comisión, el porcentaje lo toma de concepto con tipo valor RTE_FTE_COMISION.

Generar pagos propietario

Permite registrar los pagos que realiza la inmobiliaria a los propietarios, aplicando en forma automática la cartera y la transacción contable sobre los propietarios. Al dar clic en la opción Generar Pagos -"Pagos Lote Propietarios" podrá seleccionar el día en el que se efectuó el giro.

Luego debe dar clic en el botón iniciar y aparecerá la siguiente ventana:

• FECHA DE PAGO: El sistema toma el día que tiene el computador donde este trabajando, el mes y el año en que se encuentre la facturación del proyecto.

Luego en la ventana seleccione los campos que corresponde a la informacion del documento que se va a elaborar, en este caso "Comprobante de egreso".

En la parte Medio Pago General se debe seleccionar el medio de pago con el cual se hará la transacción así como su respectiva cuenta y banco se agregara automaticamente las configuradas anteriormente en el medio de pago, si el giro se realizara en cheque se debe ingresar el número correspondiente, a medida que se van ingresando seran cargados automaticamente en la sección “Selección Medio De Pago”.

En la parte del detalle del documento se muestran todos los propietarios en donde se debe seleccionar los tercero a los que se le generara el pago. La parte inferior del formulario se muestra los conceptos o documentos que se encuentran disponibles para cancelar al propietario, al hacer doble clic sobre cada campo de la columna saldo el valor va a pasar a la columna 'A Pagar', o marcar el check de seleccionar todos. En el resumen de inmueble se mostrara el subtotal del pago por cada inmueble. Luego se debe hacer clic en Descargar e imprimir el documento o los documentos si es necesario.

Gravamen

Para realizar el pago del gravamen, debe seleccionar los pagos de los terceros y posteriormente marcar la casilla correspondiente 'Gravamen' en la parte superior de la ventana.

Se puede realizar el pago del gravamen a uno, varios o todos los terceros, activando el campo digitando un valor el cual sera reemplazado por el calculo del 4*1000

Pagos a propietarios con beneficiarios

Cuando en la configuración del proyecto se marca que se desean hacer giros de beneficiarios agregará beneficiarios a los propietarios para poder realizar el giro según el porcentaje seleccionado. Lo primero que se debe seleccionar es el medio de pago que se desee, luego seleccionar el propietario, luego verificar si los porcentajes de distribución de los valores es el correcto, cuando se tienen estos datos se debe seleccionar los valores a cancelar (como se selecciona normalmente).
El sistema a cada propietario le asigna un medio de pago y si el pago es con cheques se asignará un número de cheque para cada beneficiario. (si se tiene alguna diferencia en los saldos a cancelar no se permite realizar el pago). Luego de tener todos los propietarios y los pagos seleccionados hacer clic en descargar y confirmar los mensajes para generar los pagos con sus respectivos documentos.

Para pagos a propietarios con beneficiario por inmueble

Si en el proyecto el parámetro "Pagar propietario por beneficiario inmueble" está activado, se agrupará la cartera por propietario y beneficiario del inmueble, con el fin de generar un pago para cada uno de los beneficiarios de los respectivos inmuebles. Aparecerá en la columna Beneficiario el que tenga asignado el inmueble.

NOTA: La suma de porcentajes entre los beneficiarios debe ser igual a 100% y la suma de los valores a pagar de los mismos siempre tienen que dar la cantidad Total a pagar para poder realizar el pago.

Pagos Administración

Este formulario maneja el mismo estándar que el formulario anterior. Solo se debe seleccionar el tipo de administración de la cual desea realizar los pagos, hacer clic en el botón 'CARGAR' y carga todos conjuntos de propiedad horizontal. Seleccionar el medio de pago por el cual se va a realizar el giro al conjunto y cuando se esta seguro de aplicar los pagos se debe dar clic en el botón 'Descargar' y aceptar los mensajes para poder generar e imprimir el o los comprobantes. Tener en cuenta el tipo de administración. En la opción de Sin Causar se mostraran los inmuebles y su valor en color azul para indicar que es el valor de la administración que se debe girar a los conjuntos sin importar que el inmueble no se encuentre arrendado, estos valores se le descontaran a los propietarios.

NOTA: La cartera de Administración PH Causada, se aplicara automaticamente solo si es marcado el parámetro que se encuentra en el proyecto de aplicación pagos admon PH.

Pagos Administración Ph Causado

Formulario para realizar pagos en bloque de las administraciones, únicamente aplica para las administraciones Causadas (Admon PH causado) en el sistema. (La funcionalidad es la misma que en los formularios anteriores)

Pagos Único Propietario

Este módulo de pago único de propietarios es utilizado para realizar el pago de un solo propietario y funciona igual que la recepción de pagos de arrendatarios, donde se debe seleccionar el propietario al que se le va a realizar el giro por los conceptos causados en cada mes.

Se realiza la búsqueda del propietario y al abrir la cartera solo se podría ver la cartera de ese tercero, el formulario que se muestra es igual al de giros a propietarios y funciona de la misma forma lo único que cambia es que ya no se cargara la cartera para todos los terceros, ahora solo se cargara la cartera para un solo propietario.

Pagos para Descuentos

Se debe tener configurado un concepto de tipo valor 'NORMAL', de nombre 'DESCUENTO_VARIOS'. En este módulo se pueden generar todos los descuentos correspondientes a propietarios.

Se debe seleccionar la fecha de pago,el tipo de documento y el beneficiario el cual puede ser propietario, arrendatario, proveedor o inmobiliaria.

Diligenciar la observación del documento y luego una cuenta contable para el documento (28xxxx) esta cuenta será la que se afectará en el documento, debe tener marcación de propietario y debe tener un concepto asociado, se debe seleccionar el propietario al que se le realizará el descuento (pulsando la tecla 'Enter' en el campo asignado al propietario), luego el inmueble, el valor del descuento y el medio de pago en la parte inferior de la ventana.

Clic en el botón "Descargar", para aplicar el documento y que se vea reflejado el descuento en el pago del propietario a partir de la fecha, para finalizar existe la opción de generar el informe correspondiente.

Causar gravamen

Se debe tener configurado el concepto 'GRAVAMEN' de tipo valor 'NORMAL', la cuenta partida configurada en este concepto es la cuenta que utilizara el sistema para realizar el documento de causación.

En este módulo se realiza un documento con la causación del gravamen para todos los propietarios que tengan algún valor en cartera, es de gran importancia resaltar que los terceros que tengan deuda con la inmobiliaria o no tengan valores en cartera no se le realizara la causación del gravamen o cuatro por mil.

El valor base del cual se realizara el cobro del gravamen es sobre el valor total que se encuentra en cartera (valor que se va a girar a los propietarios después de todos los descuentos), y se realizara un cobro por cada inmueble.

Puede seleccionar cualquier tipo de documento para realizar el cobro de este concepto, y también puede cambiar la fecha en el cual causará.

Al darle clic en Calcular automaticamente se cargara la cartera de todos los propietarios mostrando el valor base y el valor a cobrar por el concepto, luego de estar seguro que esos son los valores que van a ser girados se debe hacer clic en Guardar y se generara el documento.

Informes propietario

En este módulo de Informes al igual que en el módulo de Arrendatarios se encuentran dos pestañas las cuales clasifican los informes por cartera y propietarios. Se seleccionan los campos correspondientes para poder generar la consulta según las necesidades.

En este primer reporte como lo muestra la figura se debe seleccionar la fecha de corte e indicar si va ser filtrado por inmueble o por tercero. Se debe seleccionar el inmueble o el tercero para imprimir el reporte especifico, dando clic sobre el botón , aparece una ventana de Búsqueda que facilita el encontrar el registro a imprimir de forma mas fácil.

Simplemente se digita el valor del criterio de búsqueda y aceptar. Al mostrar el regisro dar doble clic para seleccionarlo

Para el reporte de Cartera con Corte simplemente se debe seleccionar la fecha hasta la cual se desee el reporte.

Cuando se solicita el reporte por cartera a la fecha simplemente se muestra el reporte a la fecha actual.

Reporte Columnario: permite anexar al reporte las columnas o datos que se desean, como muestra la figura simplemente se agregan los conceptos que se solicitaran. Luego hacer clic en Reporte.

Este reporte muestra la cartera por edades de mora que serían de 30, 60 y 90 días y solo se selecciona la fecha de corte.

El reporte por extracto se debe seleccionar el rango de fechas y la persona de la cual se solicita el informe, este informe nos muestra todos los documentos aplicados y por aplicar de cada tercero.

Para imprimir el reporte por propietario o giros de grupos simplemente se debe seleccionar estas opciones y dar clic en Reporte.

Para imprimir los reportes de propietarios 'Consignados Trimestral','Arrendados Trimestral' o 'Informe de Alcaldías'. Se debe seleccionar el rango de fecha del cual se solicite e informe, el informe de alcaldía este es el informe que se presenta semestral de los inmuebles arrendados.

Para generar el reporte por extracto de pago seleccione el rango de fecha, y el propietario del cual se solicita el informe. Si el propietario tiene mas de un inmueble se pueden seleccionar todos para el reporte marcando la casilla 'TODOS', si el propietario es dueño de varios inmuebles se pueden asociar realizando la busqueda de cada uno de estos inmuebles, si se desea cambiar la selección dar clic en el botón .

NOTA: Si desea que en los extractos de pago se muestre el logo de la entidad,ir a la ventana Configuración --> Modificar proyecto --> Parámetros, y marcar la opción: Mostrar LOGO en extracto propietario, como se muestra a continuación: (Ver recuadro Rojo)

Cuando es Movimientos por Conceptos se debe seleccionar el propietario o todos los propietarios (marcando el campo Todos los Propietarios) y en la parte derecha seleccionar los conceptos del reporte (se pueden seleccionar todos los conceptos seleccionando el campo Todos los Conceptos). Luego dar clic en Reporte. También se debe seleccionar el tipo del reporte y decir si se solicita por "Pagados del Mes" o "Por Pagar Actual".

INFORME DE ALCALDÍAS

Permite imprimir el informe que solicitan las alcaldías, se podrá generar el reporte del primer semestre, el segundo o de todo el año.

Certificados

En este módulo se generan todos los certificados de ingresos y retenciones para presentar a los propietarios. Este certificado evidencia el reporte de todos los pagos y descuentos realizados en el año al propietario.

Para generar el certificado se debe realizar la siguiente configuración:

Paso1: Selecciona las fechas a consultar la información del propietario.
Paso2: Selecciona el propietario del cual se desea obtener la información.
Paso3: En la columna cuenta del recuadro de color verde, se configuran las cuentas contables de propietario por las cuales se causaron conceptos y descuentos generados a estos, Cabe anotar que en esta configuración se debe seleccionar cuenta por cuenta.
Nota: Para ingresar, Eliminar o Modificar las cuentas se debe dar clic en el botón Modificar.

Paso 4: Configurar si el tipo de movimiento Suma, Resta o No Aplica, para este paso se debe tener en cuenta lo siguiente.

Confi. Signo: Si el signo se configura (+) la cuenta se ubicará en la parte superior del certificado, por lo contrario si el signo se configura (-) la cuenta se ubicará en la parte inferior del certificado.
Confi.Tipo Movimiento Suma: En esta columna se configura el movimiento ((D)Débito, (C)Crédito y (N)No Aplica.) valor que va a sumar en el certificado.
Confi.Tipo Movimiento Resta: En esta columna se configura el movimiento ((D)Débito, (C)Crédito y (N)No Aplica.) valor que va a Restar en el certificado.

Paso 6: Para identificar el movimiento del tercero da clic en el botón Traer Documentos, el sistema valida el movimiento en cada documento de las cuentas configuradas en el paso 3, y presenta los documentos discriminando el valor, el consecutivo, el inmueble y su tipo de movimiento.

Paso 6: Frente a cada documento se identifica el campo de check-in campo que se debe habilitar si desea que el valor salga en el reporte, de lo contrario se deja sin marcar este campo y el valor no entrara en el certificado.

Paso 7: Una vez seleccionados los conceptos se dirige al botón Reporte, este proceso genera el certificado del propietario.

Documentos propietario

Aplica de la misma forma que los Documentos Arrendatarios pero permite Imprimir los comprobantes de egreso para utilizarla vaya por la opción DOCUMENTOS del módulo de ARRENDAMIENTOS en el grupo PROPIETARIOS, aparecerá una ventana con las siguientes opciones.

Por esta opción puede imprimir los documentos (FV y CE).

Para la impresión de "Factura de Venta, Comprobante de Egreso e Informe de Pagos"

Se podrá generar impresion de las siguientes maneras:

• Documentos individuales
• Rango (Manteniendo presionada la tecla 'Control' para elegir el inicio y fin del rango)
• Todos los documentos de la pagina actual

Luego de validar correctamente los documentos utilice el botón para imprimir.

Ventas

Cuando los inmuebles son consignados para venta se debe dirigir a "ARRENDATARIOS" Y "VENTAS". Para poder modificar los valores de esta ventana. Lo primero que se debe hacer es realizar la búsqueda del inmueble seleccionando los criterios de búsqueda en la parte inferior del formulario, cuando el sistema realice la búsqueda dar doble clic sobre el inmueble para seleccionar y que cargue la información en el formulario.

En el recuadro Rojo, muestra la información del asesor primero se debe realizar la búsqueda del asesor el cual tenga a cargo el inmueble, se pueden modificar los campos para liquidar el valor de la comisión. (El porcentaje de la comisión puede ser de 0% para el asesor)

Cuando se da clic en el botón de "Detalles" simplemente muestra el formulario con la información del inmueble.

Cuando se realiza la venta del inmueble tenemos la pestaña de "Cobros" en el cual realizamos la búsqueda del cliente el cual va a comprar el inmueble (el cliente ya debe estar creado).

En los 'Conceptos de Cobros Fijos' simplemente seleccione un concepto previamente creado (en Conceptos ) se digita una observación y un Valor.

Cuando se tiene todo el formulario con todos los campos llenos se debe dar clic en el botón "Facturar" el sistema realiza la factura automáticamente.

Cuando se da clic en el botón "Reporte", muestra la siguiente ventana:

Donde se seleccionan los parámetros y las fechas que desee el informe.

Causación CREE

En este módulo se realiza un documento con la causación del cree para todos los propietarios que hallan generado cartera en el rango de fechas seleccionado(recuadro verde).

El documento se seleccionara en la parte superior con el consecutivo correspondiente.
La fecha del documento sera seleccionada con el campo fecha Doc de la parte superior.

Se debe tener configuradas las cuentas de rte cree debito y rte cree credito por el modulo de proveedores en la opcion de cuentas impuesto; al tener ya configuradas estas cuentas se visualizaran en la parte inferior (recuadro rojo).

El porcentaje se tomara de las cuentas impuesto configuradas anteriormente y se hara el calculo sobre el valor total de las causaciones realizadas por el propietario en el rango de fechas seleccionadas.

Al terminar de realizar el documento nos dejara visualizar en pantalla el reporte del documento realizado.

RTE CREE

Impuesto de Renta para la Equidad.

En el sistema contable Daytona Cyber se usa de la siguiente manera:

En base a los cambios presentados en él CREE, mediante el DECRETO Reglamentario 1828 del 27 de agosto de 2013, en el cual se indica que ya no se debe practicar a los proveedores la retención en la fuente por CREE, lo cual los convierte en calidad de AUTORRETENEDORES.

La inmobiliaria aplica RETE CREE al Propietario que tenga habilitado este parámetro.

NOTA: Todos los propietarios tienen esta autoretención por defecto aplicada. si no se desea manejar de esta forma es necesario modificarla.

En base a lo anterior se considera necesario realizar un cambio en el concepto (Configuración -> Concepto ) RTE CREE COMISION para que se aplique la modificación, para esto es necesario dirigirse a el concepto mencionado se selecciona y se da clic en el botón modificar, busca el campo Tipo Valor (recuadro Morado) y modifica este campo seleccionando el tipo valor NORMAL. El porcentaje (Verde) sobre el que aplica, aplica sobre el concepto COMISION CANON. En la siguiente imágen se muestran la configuración correspondiente, datos como ejemplo, los campos con x son para que el usuario ingrese los valores correspondientes. Posteriormente se debe configurar la cuenta Partida cambiándola de la 28 a la 2365 que manejan para autoretenciones.

Aplicar propietario

Módulo diseñado para la desaplicación o aplicación de la cartera de propietarios.
Lo primero que se debe realizar para la aplicación de la cartera es buscar un tercero y seleccionar un rango de fechas en la parte superior del formulario como lo muestra el recuadro Azul.

La siguiente imagen en la parte superior muestra las facturas que tiene ese tercero, en la parte inferior izquierda muestra los documentos que aplican a esa factura y en la parte inferior derecha muestra otros documentos disponibles para aplicación, tener en cuenta que si el documento a aplicar es de mayor valor no va a permitir aplicarlo a dicha factura.

Para desaplicar se selecciona un documento como lo muestra el recuadro Verde, luego hacer doble clic sobre el documento a desaplicar recuadro Rojo, si esta seguro de realizar el movimiento se debe aceptar para que el documento quede disponible para aplicar a otro documento o factura.

Cuando el documento se encuentra desaplicado lo mostrara en el espacio para los documentos o movimientos disponibles, se debe seleccionar la factura a la cual se aplicara el documento como lo muestra el recuadro Verde, luego dar doble clic sobre el documento por medio del cual se va aplicar la factura como lo muestra el recuadro Rojo, inmediatamente ese documento pasara a el campo de documentos que aplican como lo muestra el recuadro Azul.

Cuando se encuentre seguro de la nueva aplicación de los documentos simplemente debe hacer clic en el botón Generar Aplicación Como lo muestra el recuadro Azul, y los documentos quedaran aplicados según lo seleccionado.

Aplicar arrendatario

Módulo diseñado para la desaplicación o aplicación de la cartera de arrendatarios. Lo primero que se debe realizar para la aplicación de la cartera es buscar un tercero y seleccionar un rango de fechas en la parte superior del formulario como lo muestra el recuadro Azul.

La siguiente imagen en la parte superior muestra las facturas que tiene ese tercero, en la parte inferior izquierda muestra los documentos que aplican a esa factura y en la parte inferior derecha muestra otros documentos disponibles para aplicación, tener en cuenta que si el documento a aplicar es de mayor valor no va a permitir aplicarlo a dicha factura.

Para desaplicar se selecciona un documento como lo muestra el recuadro Verde, luego hacer doble clic sobre el documento a desaplicar recuadro Rojo, si esta seguro de realizar el movimiento se debe aceptar para que el documento quede disponible para aplicar a otro documento o factura.

Cuando el documento se encuentra desaplicado lo mostrara en el espacio para los documentos o movimientos disponibles, se debe seleccionar la factura a la cual se aplicara el documento como lo muestra el recuadro Verde, luego dar doble clic sobre el documento por medio del cual se va aplicar la factura como lo muestra el recuadro Rojo, inmediatamente ese documento pasara a el campo de documentos que aplican como lo muestra el recuadro Azul.

Cuando se encuentre seguro de la nueva aplicación de los documentos simplemente debe hacer clic en el botón 'Generar Aplicación' Como lo muestra el recuadro Azul, y los documentos quedaran aplicados según lo seleccionado.

Busqueda Avanzada

Como en todas las consultas o búsquedas se debe tener claro el criterio de búsqueda y el valor y dar clic en el botón buscar. Con este parámetro se puede realizar la consulta de un inmueble y ver los datos principales, los recuadros Azules, indica los formularios que integran este informe. Dando clic en el botón que indican los recuadros Rojos, abre los formularios completos de los respectivos interventores en este reporte.

Los inmuebles que se encuentran inactivos se resaltan con color Naranja, como lo muestra el recuadro Verde.

Listados

En la pantalla principal del sistema en ARRIENDOS, en el grupo INFORMES y LISTADOS, se despliega el listado de los diferentes reportes que se pueden generar en este módulo.

Para generar un informe dar clic sobre el reporte que se requiera, posteriormente se evidencia una ventana en algunos informes mediante la cual se puede seleccionar distintos formatos de consulta de la información.

Un claro ejemplo se identifica con el informe Resumen de Inmuebles Arrendados, este discrimina de forma especifica el propietario, el inmueble, el arrendatario, los valores de Canon, los porcentajes de Administración y su respectiva comisión, para generar este informe se ubica en la subclasificación Detalle Arrendatario.

Búsqueda Inmuebles

Esta herramienta permite buscar o consultar inmuebles que cumplan con ciertas características, ya sea para arriendo o venta.

• Verde: Seleccione una o más características por las que desea buscar el inmueble, cada filtro hace más específica la búsqueda, puede escoger entre Tipo Inmueble, Destinación, Ubicación, Dirección, Barrio, Estrato, Conjunto y Características especiales.
• Naranja: Clic en este botón para filtrar los inmuebles que cumplan con las características solicitadas.
• Azul: Muestra todos los inmuebles que cumplan con todas las caracteristicas basicas antes configuradas. Seleccione un inmueble para ver más información.
• Violeta: Muestra todos las características especificas y especiales del inmueble seleccionado en el campo anterior, incluyendo los valores relacionados y posibles observaciones.
• Rojo: Una vez tenga seleccionado un inmueble, clic en el botón para generar reportes de la información relacionada.

Cuando ingrese un Inmueble, llene la mayor cantidad de datos posibles, lo que facilitara todos los procesos de busqueda.

Al ingresar la dirección del inmueble tenga en cuenta estos campos de formato.

Ya que mediante estos campos se realiza una busqueda mas rapida y efectiva.

Una vez se registrada esta información, se puede diligenciar la pestaña de CONTACTOS, en la cual se registran los datos de las personas que han estado interesadas en el inmuebleteniendo un control inmediato y adicionalmente si se registra un correo electronico del contacto permite enviarle la información del inmueble mediante un archivo predefinido y de forma inmediata.

Este paso se realiza dando clic en el botón que se encuentra en la ventana anterior, ubicado en la parte supuerior izquierda ENVIAR.

Memos Inmuebles

Permite controlar y registrar las observaciones, quejas y reclamos de los residentes.

En la zona de busqueda de la parte inferior del formulario se consultarán las solicitudes existentes, doble clic para seleccionar la solicitud y luego en el botón 'Modificar' para dar la respectiva respuesta, asignado la persona que atendío la solicitud y diligenciando la solución.

No es necesario que seregistre la solución al instante, se puede volver a buscar la solicitud y completar la solución cuando este lista.

Luego de terminar un caso, marcar la casilla 'Atendido'.

Para generar un informe de consulta en el cual se indica el estado de las solicitudes realizadas por los usuarios del módulo Web, dar clic en el botón 'Reporte'.