Grupo general para la realización de los movimientos contables y sus respectivos informes.
Acceso
Este subgrupo de Contabilidad posibilita la comunicación entre los usuarios y el sistema en el ámbito de movimientos contables.
Registro de documentos
Este módulo permite consultar y procesar cada uno de los documentos en cuanto a la parte contable. Dirigirse por el módulo de CONTABILIDAD y dar clic en Registro de documentos.
CREAR UN DOCUMENTO
Presenta una ventana con dos áreas, la primera son los datos principales del documento (TIPODOC, NÚMERO, FECHA, OBSERVACIONES, FORMA DE PAGO Y TERCERO) se define como "MAESTRO".
En la segunda área están los campos para identificar el movimiento que tiene el documento (CUENTA, DESCRIPCIÓN, NOMBRE TERCERO, INMUEBLE, TIPO MOVIMIENTO, VALOR, CONCEPTO Y CENTRO DE COSTOS) Se define como "DETALLE".
Varios de estos campos cambian dependiendo del tipo de documento a usar, otros se vuelven obligatorios, dependiendo de la cuenta que esta siendo utilizada y como se encuentren marcados los parámetros en la cartilla de cuenta.
NOTAS- Ningún documento se puede guardar si sus saldos débito y crédito no se encuentran iguales.
- Cuando un documento ya se encuentra aplicado en cartera la única modificación que se podrá hacer es la de la descripción.
- Siempre se debe asociar un tercero en el encabezado del documento.
Dar clic en "Nuevo" despliegue la lista de "tipos doc" y seleccione el documento a crear. El campo consecutivo se mostrara automáticamente (Verificar el valor en Tipos de documentos), dependiendo del documento se diligencia los campos del maestro, desplazarse al Detalle de documento "En los campos CUENTA, TERCERO E INMUEBLE puede acceder con la tecla (Enter)". Luego que el documento este cuadrado tanto en sus débitos como en sus créditos. Presionar "Guardar".
Al hacer clic sobre cualquiera de los títulos que se encuentran dentro del recuadro Rojo, despliega un formulario de búsqueda, marcando como criterio el campo seleccionado, como se muestra en la figura anterior.
UTILIDADES EN REGISTROS DE DOCUMENTOS
ABRIR PERIODOS
Permite desplazarse entre periodos del mismo proyecto:
Dar clic sobre la opción y escoger el mes y el año en el cual va a trabajar.
GUARDAR Y PEGAR DOCUMENTOS EN LIBRERÍASCopia un documento para poder utilizarlo en otra ocasión, teniendo el documento a copiar en pantalla Haga clic en "Guardar en librería" y agregar un nombre para identificar el documento.
Cuando se va utilizar el documento simplemente se debe seleccionar la opción de pegar librería, luego verificar si el mes donde se va a realizar el documento es en el mes que se esta trabajando.
Para pegar un documento de la librería lo primero que se debe realizar es la búsqueda del documento, el documento que se encuentra en librería puede ser modificado antes de pegarlo, si lo que se desea es cambiar el tipo de documento esta modificación debe ser realizada antes de pegarlo. Al hacer clic en "Pegar" este documento queda contabilizado, los demás cambios que se desean realizar se deben hacer modificando el documento.
Si desea modificar la descripción de todo el documento, simplemente se debe digitar el texto en el campo observación y confirmar que si se desea cambiar toda la descripción por la observación.
PROVEEDOR
Abre el formulario para buscar o crear un proveedor sin cerrar el documento que se esta realizando. Ir por "utilidades" dar clic sobre el módulo que se quiere abrir.
CARTILLA DE CUENTASEn este menú permite abrir la cartilla de cuentas sin cerrar el documento que se esta trabajando, si olvido crear o marcar puede dar clic en "UTILIDADES" cartilla de cuentas.
ELIMINAR REGISTROSSeleccione el registro del área donde se muestran las cuentas, luego presione el botón que indica eliminar ubicado en la parte inferior izquierda del formulario. Seleccione el registro del detalle y presione la tecla suprimir.
- Cuando se elimine un documento se debe tener en cuenta que otros documentos afecta contablemente para que sean eliminados ya que estos quedan afectando la contabilidad, ejemplo, cuando se realiza un pago con cheque y se afecta el gravamen ese comprobante de egreso crea un comprobante de contabilidad el cual debe ser borrado si es eliminado el CE.
Al hacer clic sobre le botón "Eliminar" el programa indicara, quiere cambiar el estado del documento a "ANULADO" haga clic en 'SI', o 'NO' para eliminar el documento tenga en cuenta los permisos de usuarios.
DOC. SOPORTE:
En este campo podrá guardar el número de la orden de compra, que sea necesario esto es de manera opcional ya que no es debe llenar el campo si no se tiene una.
Nota: Recuerde que en caso de realizar una nota debito o una nota de credito en este campo solamente debera referenciar el documento al que aplica la nota corresponiente.
BUSCAR DOCUMENTOSHaga clic en "Buscar" para desplegar el panel.
MANEJO DE FUNCIONES
El manejo de funciones permite registrar documentos mas rápidamente, indicando que operaciones puede realizar por fila.
Calcula la diferencia en débitos y créditos.
Guarda toda la fila en memoria.
Inserta toda la fila copiada.
Inserta solo la celda copiada en la cual se esta ubicado.
- Al terminar de incluir un registro el sistema guarda la línea sin necesidad de F6, para copiar la línea que se acaba de ingresar simplemente presione la tecla F7 o F8.
- Para agregar una línea en la mitad del documento seleccione las teclas Ctrl + para agregar una línea en medio de dos registros.
Cartilla de cuentas (PUC)
Módulo mediante el cual serán configuradas las diferentes cuentas contables que se utilizarán en el proyecto. Para ingresar dirigirse por el menú 'Contabilidad', opción 'Cartilla de Cuentas'.
NIVELES: para ver el formato de niveles presione el botón “niveles” que se ubica en la parte superior de esta ventana. Se mostrará una estructura como se indica en la siguiente tabla:
| Nivel | Formato | Descripción |
| 1 | X | Identifica las cuentas tipo CLASE, la cual contendrá UN solo dígito, el caso de las cuentas: 1,2,3,4,5,6,7,8 y 9. |
| 2 | X | Cuentas tipo GRUPO, contienen dos dígitos el caso de las cuentas 11, 12, 22,23, entre otras. |
| 3 | XX | Cuentas tipo CUENTA, contienen cuatro dígitos el caso de las cuentas 1105, 1110, entre otras. |
| 4 | XX | Cuentas tipo SUB CUENTA, contienen seis dígitos el caso de las cuentas 110505, 130505, entre otras. |
| 5 | XX | Cuentas Tipo AUXILIAR, contienen ocho dígitos, el caso de la cuentas 13050505, 22050505, entre otras. |
El formato, identifica la cantidad de dígitos que contendrá ese nivel, incluyendo el acumulado a los que lo preceden.
Nota: En caso de que el proyecto requiera un nivel de auxiliarización más amplio, el sistema permitirá registrar el nivel 'XXX'.
Descripción de parámetros: a continuación se describe la funcionalidad de cada uno:
- Arrendatario: identifica la cuentas que llevarán el control de la cartera de los arrendatarios, esto obligará la asignación de un inmueble y concepto al momento de su afectación, normalmente se marcan las cuentas: 138020XX y la de anticipos 2705XX.
- Propietario: identifica las cuentas que llevarán el control de la cartera de los propietarios, esto obliga la asignación de un inmueble y concepto al momento de su afectación, normalmente se marcar las cuentas: 281505XX y/o 2825XX.
- Proveedor: identifica la cuentas que llevan el control de las cuentas por pagar a los proveedores, normalmente se marcan algunas cuentas de la 2205XX o 2335XX.
- Centro de costo: seleccione las cuentas que requieran llevar control por centro de costo, normalmente se marcan cuentas 4 y/o 5.
- Tercero: seleccione todas las cuentas por la cuales quiera llevar control por tercero.
- Solo NIIF: seleccione las cuentas que únicamente se utilicen en los documentos NIIF, estas no se mostrarán al momento de afectar documentos de contabilidad LOCAL.
Creación de cuentas: presione el botón nuevo y llene los campos que se solicitan en el área superior. Recuerde tener presente el formato de niveles a la hora de su creación.
Modificar cuentas: en el área inferior seleccione la cuenta que quiere cambiar presionando doble clic con el mouse, inmediatamente se cargará la información en el área superior, seguidamente presione el botón modificar y realice los cambios necesarios. El único campo que no se puede editar es la cuenta.
Borrar cuenta: seleccione la cuenta a borrar haciendo doble clic con el mouse, una vez se muestre la información en la parte superior presione el botón Eliminar.
Búsqueda de cuentas: para ubicar una cuenta, haga clic en cualquier título del área inferior según su criterio de búsqueda. Se mostrará una imagen como se indica en la siguiente imagen:
Para este ejemplo se hizo clic sobre la columna cuenta. Ingrese el número de la cuenta a buscar. Si prefiere hacer filtro seleccione el recuadro “Filtro incremental”.
Cuentas Impuesto
En la ventana de cuentas de impuestos se deben configurar las cuentas en las cuales se va a causar a Proveedores los impuestos, con sus respectivos porcentajes. Tenga presente que estos valores, el sistema los asume por defecto, de manera que si no hay una Configuración en el Proveedor para el Rte. CREE y el Rte. ICA, asume los porcentajes ingresados aquí según corresponda.
En este formulario encontrara las pestañas para configurar los diferentes impuestos, como el IVA, Rte. Fuente, Rte. ICA, Rte. IVA y el Rte. CREE. De manera que puede adicionar una cuenta se da clic en Nuevo, luego en el campo debajo de cuenta dar enter para traer el P.U.C y seleccionar la cuenta correspondiente, luego digite el porcentaje correspondiente al concepto y Guardar. para desplazarse por los campos lo puede hacer con la tecla Tab.
Tipos de documentos contables y consecutivos
Opción que permite la configuración de los diferentes Tipos de documentos contables que se utilizarán en el proyecto. En esta podrá definir parámetros como:
Consecutivos (manual o automático), control de resolución en las facturas, asignación de documentos para procesos facturación y pagos tanto de cartera como de proveedores y administración de cada tipo de documento.
Para ingresar vaya por el menú contabilidad y seleccione Tipos de documentos contables, se mostrará una imagen como se a continuación:
Si requiere crear, modificar o borrar algún tipo de documento haga uso de la barra de navegación para ubicar el registro correspondiente.
Para crear un nuevo documento soporte debe seleccionar Nuevo seguido de eso puede configurar el soporte necesario verificando cada una de las columnas de la siguiente manera.
Para la configuracion de los procesos especiales debe asignar el tipo documento realcionado, el parametro y orden ya previamente configurado
Una vez terminada la configuración debera dar click en Guardar
Área Documento Contable: En esta encontrará los tipos de documento en lo cual podrá asignar el consecutivo, manual o automático (ingrese un número anterior al que desea iniciar). El parámetro NIIF, identificará que todas las transacciones afectadas en estos documentos NO se verán reflejadas en la contabilidad LOCAL.
Área Configuración (procesos especiales): Está directamente relacionado con el documento que se encuentre seleccionado en el área documento contable. Aquí debe configurar los documentos que el sistema empleará en los procesos automáticos como:
- Causación de arrendatarios (facturación): para este debe asignar el parámetro CAUSACION ARRENDATARIO, con Orden 1, normalmente se utiliza el documento factura de venta.
- Recaudo de pagos: para este debe asignar el parámetro EJECUCION ARRENDATARIO, con orden 1, normalmente se utiliza el Recibo de caja, aquí podrá usar otros documentos como Nota crédito, Comprobantes contables, entre otros con orden 2 o 3. El beneficio está en que al momento de recaudar los pagos podrá seleccionar cualquiera de los que configuro como orden 1,2 o 3.
- Causación de propietarios (facturación): es el documento empleado para realizar la facturación de los propietarios, asigne el parámetro CAUSACION PROPIETARIO, con Orden 1, normalmente se utiliza el documento: factura de venta.
- Generación de pagos (Propietarios y administraciones): es el documento que el sistema usará al momento de aplicar los pagos a propietarios o para el pago de las administraciones de propiedad horizontal. Asigne el parámetro EJECUCION PROPIETARIO, con orden 1, normalmente se utiliza el documento: comprobante de egreso.
- Causación de proveedor: es aquel documento empleado para la causación de las cuentas por pagar a los proveedores, debe asociar el parámetro CAUSACION PROVEEDOR, con Orden 1,2 O 3, normalmente se utiliza el documento factura de compra.
- Ejecución de proveedor: es el documento utilizado por el programa para la realización de los pagos a los proveedores, para este debe asignar el parámetro EJECUCION PROVEEDOR, con orden 1, normalmente se utiliza el comprobante de egreso, aquí podrá usar otros documentos como Nota crédito, Comprobantes contables, entre otros con orden 2 o 3. El beneficio está en que al momento de generar el pago podrá seleccionar cualquiera de los que configuro como orden 1,2 o 3.
Los documentos mencionados para las diferentes configuraciones son de libre elección por el usuario del programa.
Área resolución (facturas): está directamente relacionado con el documento que se encuentre seleccionado en el área documento contable. Aquí debe configurar la resolución de las facturas según la designada por la DIAN. Normalmente se asignan a las facturas que tengan parámetro CAUSACION ARRENDATARIO Y CAUSACION PROPIETARIOS, con Orden 1, el principal beneficio es que conserve resoluciones históricas, permitiendo que al imprimir las facturas de años anteriores estas muestren la resolución correspondiente.
Nota: El sistema restringe que un tipo de documento configurado como Ejecución una vez no pueda configurarse con el mismo parámetro nuevamente. Ejemplo: El ce configurado como EJECUCION PROVEEDOR orden 1 no podrá configurarse tambíen como EJECUCION PROVEEDOR orden 2 (para esto se requerirá un nuevo tipo de documento contable), pero si podrá ser EJECUCION COMER orden 1 y EJECUCION PROVEEDOR orden 1.
Centros de costo
En este formulario se crean los centros de costos, dar clic en Nuevo se digita un código y un nombre luego clic en Guardar. Para modificar seleccionar el centro de costo y clic en el botón Modificar y podrá realizar los cambios.
En la ventana de centros de costo seleccionar la pestaña Niveles, esto permitirá configurar los niveles (máximo 2) para el uso de estos tener presente que se deben configurar los niveles necesarios antes de auxiliarizar, el manejo es similar a la cartilla de cuentas como se muestra continuación:
Cuentas de devoluciones
Esta nueva opción se encuentra en el módulo de contabilidad (recuadro rojo) y se usa para configurar las cuentas de devolución al momento de generar una nota contable de manera automática (Nota contable total). Se debe configurar la cuenta base con la cuenta que se quiere aplicar para la devolución.
En el módulo hay tres opciones, para guardar los cambios, para cancelar los cambios que no han sido guardados y para salir de la opción. Para habilitar registros se hace con la tecla de flecha hacia abajo y para eliminar un registro se debe parar sobre él y oprimir la tecla suprimir. Una vez este encima del registro, oprimir enter para habilitar el pug de cuentas en donde podrá seleccionar las cuentas a usar. Acontinuacion se muestra un Ejemplo de una configuracion de diferentes cuentas y el modulo
En las cuentas configuradas en el ejemplo anterior (recuadro rojo), la factura tiene como cuenta de contrapartida del concepto la 415030 y en cuenta de devolución la 415555. Entonces al momento de generar la nota contable total o parcial tomará la cuenta 415555 que es la que se configuró en este módulo.
Nota: En la cuenta de devolución solo se pueden configurar cuentas de ingreso y que no estén marcadas como cartera.
Cierre Diario
Herramienta de apoyo en el cumplimiento del Artículo 14 de la resolución No. 000055 de 2016, que permitirá realizar la configuración y registro de las ventas de bienes y servicios.
Títulos Cierre Diario
Estos títulos permiten la agrupación de cuentas al momento de la configuración del informe.
Para crear o modificar un título presionar el botón 'Modificar'.
Nombre del concepto: Será usado al momento de configurar el informe.
Con valores: Identifica si el concepto aplica formulación (casilla marcada) o será empleado como título en la configuración del informe (sin marcar).
Configurar Cierre Diario
En la columna 'Nombre concepto' se asignan los títulos guardados en el formulario anterior, el sístema reconocerá cuales son texto y cuales son valores, la marcación de 'Negrita' hará que dichos títulos se muestren más resaltados y visualmente tendrán mayor relevancia en el reporte.
Debe existir un título con nombre TOTAL GENERAL el cual debe ser la sumatoria de todo lo causado ese día al final del reporte, al existir este título este total se restará del valor de los medios de pago correspondientes al día generado y lo asignará al registro de VENTAS A CRÉDITO en los medios de pago.
Nota: Luego de configurar el orden en que los títulos se mostrarán en el reporte, se debe guardar dicho ordenamiento y luego editarlo para ingresar las diferentes 'Cuentas' que aplican sobre los conceptos.
Dar clic en el campo Cuentas, ícono de los 3 puntos para abrir el formulario que permitirá configurar las cuentas de los conceptos (Recuadro azul de la imagén superior)
Fórmulas
Dar clic en el botón Modificar para agregar una nueva fórmula.
- Signo: (+) o (-), identifica la operación que se aplicará a las cuentas seleccionadas (suma o resta).
- Columna: Hace referencia a la columna del informe en la que será mostrada la configuración seleccionada. Usar únicamente la columna 1.
- Tipo: Se presentan los siguientes:
- Solo_debitos: Únicamente se tendrán en cuenta los movimientos débitos de las cuentas seleccionadas para esa fila.
- Solo_créditos: Únicamente se tendrán en cuenta los movimientos crédito de las cuentas seleccionadas para esa fila.
- Cuentas: Al pulsar la tecla 'Enter' se mostrará la cartilla de cuentas para que se seleccionen las que se aplicarán en la fila que se esta configurando. Se podrán marcar varias cuentas manteniendo sostenida la tecla CONTROL y seguidamente marcandolas con el clic del mouse.
Reporte de Cierre Diario
El Serial del PC, se configura desde esta misma opción, el sistema lo informará en la pestaña parametros y se debe diligenciar en el campo correspondiente:
Nota: El sistema permitirá mostrar la ubicación desde donde se genera el informe diario, es necesario diligenciar el caracter pipeline '|' y despues el nombre de la ubicación como se muestra en el recuadro verde.
Si no se diligencia la ubicación, está no se mostrará en el reporte.
Desde la pestaña de Contabilidad -> Informes -> Libros Oficiales, se genera este reporte, se selecciona el día del cual se va a generar el reporte y el tipo de documento de causación.
El informe se divide en tres secciones:
- Recuadro Rojo: Encabezado el cual trae la información del proyecto, según esté configurada en el módulo de Modificar Proyecto de la pestaña de Configuración.
- Se mostrará el número del primero y el último documento del tipo seleccionado realizado en ese día, y el número de documentos realizados.
- Recuadro Naranja: Se mostrarán los conceptos configurados y el total del movimiento de sus respectivas cuentas para el día seleccionado.
- Recuadro Morado: Se mostrará el movimiento de los diferentes medios de pago, que hayan sido recibidos durante el día seleccionado discriminados por tipo, el valor de los medios de pago se tomará de los documentos con medio de pago diferentes a Ejecución Proveedor.
Nota: Los medios de pago del informe se muestran conforme a la resolución de la DIAN.
Facturación Electrónica
MANEJO DE DESCUENTOS EN FACTURAS DE ARRENDATARIOS:
Para configurar los descuentos en facturas para arrendatarios, se debe crear un concepto de tipo valor "DESCUENTO_ARRI" e identificar el concepto sobre el cual aplica,para el ejemplo se creo un descuento que aplica sobre el CANON DE ARRENDAMIENTO, como se muestra en la siguiente imagen:
Para agregar el concepto a la factura se crea una novedad en el mismo documento del tercero, de la siguiente forma:
Una vez se crea la novedad,el documento quedará configurado como se muestra a continuación:
La verificación del calculo del descuento se puede hacer desde el formulario de impresión de documentos, una vez se haga esta validación es posible transmitir el documento.
CONFIGURACIÓN DE MEDIOS DE PAGO - PROVEEDOR TECNOLÓGICO: HKA FACTORY.
Para definir el medio de pago que aplicará en los documentos a transmitir, ingrese por Configuración --> Configurar --> Modificar proyecto, en la pestaña parámetros podrá desplegar una lista en la que podrá seleccionar este campo, como se muestra a continuación:
En la imagen anterior se muestran los medios de pago aceptados: efectivo,cheque,consignación bancaria,transferencia crédito bancario,transferencia débito interbancario,transferencia débito bancaria
Finalmente, en la factura el medio de pago seleccionado se mostrará de la siguiente forma:
Nota: Por defecto está definido medio de pago efectivo.
Enviar copia del documento transmitido correo de la entidad
En caso de que desee tener una copia de los documentos que envía a los clientes, debe hacer la siguiente configuración:
1. Ingresar al formulario de Modificar proyecto y en la pestaña de parámetros marque la opción: FV electrónica recibir copia al correo del proyecto.
2. Este correo debe configurarse en el mismo formulario en la pestaña datos generales. Una vez concluya la configuración recuerde guardar los cambiosp para que estos se actualicen.
Nota: Para el envío de correos el campo resaltado en la imagen anterior no debe estar vacío y debe contener un solo correo electrónico.
Observaciones para la factura:
Esta información se mostrará en la parte inferior de la factura de la siguiente forma:
En las facturas de propietarios: Se envían los cobros que se hacen a los arrendatarios y la dirección del inmueble.
En las facturas de arrendatarios: Se envían los datos de el/los propietario(s), el porcentaje de participación, el valor que re corresponde a cada propietario (estos dos últimos solo en caso de que el inmueble tenga más de un propietario), INGRESO POR CUENTA DE TERCEROS, observación del proyecto (Configuración--> Modificar proyecto --> Observaciones --> Observación para cuenta de cobro) y observación de la factura
Nota: Este campo solo permite 1000 caracteres, si la información aparece cortada es porque supera el tamaño permitido.
El número de caracteres que envíe en este campo puede aumentar la cantidad de páginas por documento.
TRANSMISIÓN DE DOCUMENTOS-PROVEEDOR TECNOLÓGICO: HKA FACTORY.
Configurar Documentos
Antes de iniciar el proceso de transmisión de documentos electrónicos se deben configurar los tipos de documentos con los cuales se realizarán las causaciones (facturas y notas débito),las anulaciones, devoluciones y descuentos (notas crédito) estos deben asignarse en la opción transmisión de documentos y configurar documentos contables.
Ingresar al modulo de HKA Factory
Ingrese a la plataforma de HKA FACTORY con las credenciales que le fueron asginadas.
Nota: Si es la primera vez que ingresa a la plataforma debe configurar los datos asociados a la empresa y crear los secuenciales que servirán para la transmisión de los documentos electrónicos.
En la barra lateral ingresar a configuración -> documentos fiscales -> secuenciales, para verificar que estén creados los prefijos y los rangos para la transmisión de documentos electrónicos (Nota crédito, nota débito y factura de venta)
Posteriormente, para asegurar la correcta transmisión de los documentos, se debe configurar en el sistema el prefijo, el rango y la fecha asignada con el proveedor de facturación electrónica en la sección tipos de documentos contables, como se muestra a continuación:
Esto se réplica para la nota crédito y la nota débito.
Transmitir Documentos
En el formulario de transmisión de documentos se llevará a cabo la gestión de la facturación electrónica.
A continuación se muestra la ventana que se despliega en el menú de transmitir facturas y posteriormente una descripción de su estructura:
- Cuadro Azul: En esta sección se encuentran los botones para transmitir las Facturas, Notas débito y Notas crédito seleccionadas. Es importante tener en cuenta en qué casos se puede transmitir cada tipo de documento, estas consideraciones se describen en el recuadro Marrón.
- Cuadro Naranja: En este cuadro se muestran las siguientes utilidades:
- Actualizar Estados: Marcar uno o varios documentos para actualizar su estado respecto al que se encuentra en el sistema del proveedor de facturación electrónica.
- Actualizar Folios: Marcar uno o varios documentos para actualizar los folios (en la parte inferior del formulario se evidenciará el número de folios pendientes por transmitir)
- Guardar PDF: Guarda un archivo en formato .pdf del documento seleccionado en el formato del proveedor de facturación electrónica pero sin valor fiscal.
- Guardar XML: Guarda el archivo en texto plano .xml del documento generado.
Tenga en cuenta que este tipo de archivo puede abrirse en el block de notas o en cualquier editor de texto y su estructura es similar a la que se muestra a continuación: - Pre Factura: Se generará un documento con los detalles de la causación pero sin validez para el recaudo.
- Pre-NotaCredito: Es posible generar un reporte de Pre-Nota contable con los detalles pero sin validez para el recaudo, este documento lo podra generar en la siguiente opcion y seleccionado unicamente una Nota Credito.
- Envío Correo: Reenvía el reporte al tercero correspondiente (solo se envían causaciones,las notas crédito no aplican para envío).
- Informe Estados: Se muestra el total de los documentos de la consultas con su respectivo estado.
Nota: Es posible exportar mas de un documento al mismo tiempo con un maximo de 15 documentos por descarga y para ello inicialmente debe seleccionar los documentos.
Una vez seleccionados ya podra realizar la descarga correspondiente, en caso tal de haber seleccionado un número mayor a 15 documentos le saldra el siguiente mensaje
Nota: Para generar el XML o PDF de una factura esta debió ser transmitida previamente, es decir el estado debe ser PENDIENTE o APROBADA.
Nota: Puede genear como máximo 99 pre-facturas por transacción puede seleccionarlas y proceder a descargar desde el boton correspondiente, recuerde que solamente puede generar facturas electrónicas.
Nota: Puede generar solamente 1 Pre-Nota por transacción en el formato que más le convenga.
- Cuadro Morado: Se encuentra la selección de fechas, lo que permitirá consultar las facturas y las notas dentro del rango configurado.
- APROBADA: Muestra las facturas aprobadas por el acuse de recibo o la DIAN.
- PENDIENTE: Muestra los documentos que ya fueron transmitidos y están pendientes por aprobar. En este estado se generan las notas crédito.
- RECHAZADA: Muestra los documentos que fueron rechazadas por el acuse de recibo por parte del cliente o por la DIAN.
- ANULADA: Muestra las facturas a las cuales se les generaron notas crédito.
- NO ENVIADA: Muestra los documentos que no han sido trasmitidos. En esta sección se pueden transmitir los tres tipos de documentos.
Al hacer click en el botón 
se listan los documentos de acuerdo a los parámetros seleccionados.
uno o más de un correo separado por comas diferente al que ya está registrado. Si estas dos condiciones se cumplen al transmitir la factura se enviaran el documento a todos los correos electrónicos registrados. Si el campos de otros correos está en blanco o la casilla está desmarcada, no presentara ningún problema, solo que no llegaran dichos correos.Transmisión de Facturas y notas débito:
Para iniciar la transmisión se definen los siguientes parámetros: el período de tiempo en el cual se encuentran las facturas a transmitir y en estado NO ENVIADA, de esta forma se listarán los docuemtos que cumplan con esas condiciones.Posteriormente, el usuario debe seleccionar las facturas que desea transmitir (puede ser una o varias) y se da clic en el botón 
.
Para finalizar el proceso, se confirma que se desea transmiir cada documento y este será enviado al proveedor lo cual podrá verifcarse en la plataforma de HKA como se describirá en la siguiente sección.
Es importante tener en cuenta que las Notas Débito se crean desde el módulo de registro de documentos y deben estar asociadas a la factura en el campo de documento soporte.
Transmisión de Notas crédito:
Para crear una nota, debe seleccionar una factura que ya haya sido transmitida es decir, cuyo estado sea PENDIENTE o APROBADA y dar clic en el botón 
de esta forma el sistema generará una nota cancelando o modificando esta cartera (la fecha de la nota debe ser igual o mayor a la fecha de la factura),esta quedará referenciada a la factura en la columna 'Nota Crédito' o 'Nota crédito' (dependiendo del tipo que se generó) y debe transmitirse también al ente de control, siguiendo los pasos descritos anteriormente.
Nota: Solo es posible transmitir los documentos bajo la siguiente condición.
- Fecha de transmisión: Fecha en que se transmitirá el documento.
- Fecha del documento: Debe estar entre los 5 días calendario anteriores a la fecha de transmisión o 10 días posteriores, si no se cumple esta condición, no se permite transmitir el documento.
Generar una nota crédito parcial:
Para crear una nota crédito por un porcentaje de valor del documento,debe seleccionar una factura que ya haya sido transmitida es decir, cuyo estado sea PENDIENTE o APROBADA y dar clic en el botón de esta forma el sistema generará una nota cancelando esta cartera (la fecha de la nota debe ser igual o mayor a la fecha de la factura),esta quedará referenciada a la factura en la columna 'Nota Crédito' y debe transmitirse también al ente de control, siguiendo los pasos descritos.
Seleccione el documento y marque la opción PARCIAL para generar la nota correspondiente.
Podra ver que tambien es posible configurar el valor base y el porcentaje de aplicación.
Se abre el formulario como se mostrara a continuación en donde las filas de color amarillo representan la cartera de los arrendatarios y las de color naranja la de los propietarios, es importante tener en cuenta que se deben ajustar los valores en el movimiento debito como en el crédito para que el documento quede ajustado.
También es relevante tener en cuenta que cuando se coloca algún porcentaje no se podrá colocar el valor a aplicar, ya que el programa lo hace de manera automática y coloca el valor correspondiente, si se quiere colocar un valor exacto el porcentaje a descontar debe ir en 0 y llenar la casilla del valor de manera manual.
El siguiente formulario aplica para las facturas a las que se les quiere hacer nota parcial y en el parámetro pertenece a: este asignado como arrendatario o ninguno.
Para las notas crédito en donde la factura tiene el parámetro pertenece a: propietario ,se habilitara en la parte inferior del formulario la contra partida como se muestra en la siguiente imagen.
En esta a diferencia de la anterior no es necesario ajustar los dos movimientos, ya que cuando se coloca el valor a aplicar o el porcentaje a descontar automáticamente se agrega ese valor a la contrapartida, esta se mostrara en la parte de abajo de acuerdo al movimiento que se tenga seleccionado en la parte superior.
También hay que tener en cuenta que si el valor del porcentaje a descontar es diferente de 0 no será posible colocar el valor a aplicar de manera manual, ya que será calculado de manera automática.
Luego de haber hecho la configuración de manera correcta procedemos a darle guardar y la nota crédito quedara lista para ser transmitida.
Nota: Solo es posible generar la nota crédito parcial si el documento no ha sido aplicado.
Validación HKA Factory
Para verificar que los documentos fueron enviados correctamente puede ingresar a HKA FACTORY y en la sección Emisión -> Documentos Emitidos se mostrarán las facturas que fueron transmitidas, así como algunas opciones para su visualización en formatos XML y PDF (Recuadro rojo ),esta versión del documento se muestra en un formato definido por HKA Factory.
NOTA: Si quiere que se muestre el valor de la retención en el documento electrónico el tipo debe estar configurado como NINGUNO en registro de documentos (Recuadro rojo),esto solo aplica para facturas.
Transmisión de facturas con AIU
Para que un proyecto aplique AIU, debe ingresar a la ventana de Configuración--> Modificar proyecto --> Parámetros y marcar la casilla Aplicar AIU (Recuadro azul). Es importante guardar los cambios antes de cerrar la ventana.
Ingresar a la ventana de Contabilidad opción cuentas impuesto y asignar una cuenta 4 en la pestaña de cuentas AIU.
A continuación se muestra un documento que se podrá usar como guía para generar la factura:
Nota: Para transmitir una factura con AIU el parámetro del documento debe estar como NINGUNO.
Documento soporte
El documento soporte es un documento equivalente a la factura que expiden los obligados a facturar electrónicamente. Y se genera a proveedores o terceros que no tiene obligaciones ni responsabilidades ante la DIAN. En resumen, es un documento que se realiza para demostrar la compra de un servicio o bien y poderlo registrar en su contabilidad.
Para la transmisión del documento soporte electrónico se deben crear dos tipos de este, uno para el documento soporte y uno para nota del documento soporte(si ya se tiene creado un documento soporte no es necesario crear nuevamnete este). Una vez se hayan creado los documentos anteriormente mencionados, se deben configurar en el módulo de contabilidad, opción, facturación electrónica y luego configurar docs, se deben agregar los dos documentos y seleccionar el ítem del documento en la columna documento soporte como se muestra en la siguiente imagen:
Una vez configurados se debe ir por la opción de tipos de documentos contables y en el documento en resolución (parte inferior), colocar la resolución, número desde, número hasta y la fecha (si ya se tiene creado un documento soporte no es necesario crear nuevamente este), se debe colocar tambien el prefijo del documento de acuerdo a lo configurado en la plataforma del proveedor electronico. A continuación se muestra una imagen de ejemplo de como quedaría la configuración y esta se debe hacer también para la nota de documento soporte.
Se debe tener en cuenta que antes de realizar la transmisión del documento soporte o de la nota contable, ya debe estar hecha la configuración de los secuenciales en la plataforma del proveedor electrónico. Si requiere ayuda con dicha configuración puede consultar el manual de the factory aqui.
Cuando ya se tenga la configuración de los documentos, se pueden empezar a generar y estos estarán listos para la transmisión. Para esto se debe ir por el módulo de contabilidad, opción facturación electrónica y seleccionar la opción transmitir Doc. Soporte, acá podemos encontrar las notas y los documentos generados, se podrán seleccionar, enviar y previsualizar los documentos soporte, la vista se ve de la siguiente manera.
- Recuadro Naranja: Una vez se haya confirmado que los datos de los documentos son correctos con el pre-documento, se seleccionan los que se desean enviar y se oprime el botón enviar y si dichos documentos cumplen con los parámetros requeridos serán transmitidos de manera correcta.
- Recuadro azul: En la opción de utilidades se podrá actualizar el estado y los folios, guardar el PDF y el XML, enviar al correo electrónico el documento y generar el pre-documento. Como se ve en la imagen:
- Recuadro verde: En este espacio podemos encontrar el filtro de los documentos que se van a mostrar en la parte inferior, hay tres filtros, la fecha desde y la fecha hasta que es para filtrar por la fecha que tiene el documento soporte y el estado que depende del resultado de la transmisión de los documentos si fue rechazada, está pendiente, anulada o los demás estados. Una vez establecidos los parámetros de búsqueda se oprime buscar y aparecerán los documentos que cumplan con dichas condiciones.
- Recuadro morado: En este espacio se muestran los documentos soporte creados y las notas que cumplen con los parámetros de búsqueda, se muestra la información principal del documento como correo electrónico, tercero, fecha, estado y demás, en la parte derecha se seleccionan los documentos que se quieren transmitir.
- Recuadro rojo: Muestra información de la resolución configurada en el proveedor electrónico, los folios restantes y la fecha y hora de actualización, este espacio se modifica automáticamente.
Pre Documento Soporte
Para generar una previsualización del documento antes de ser transmitido, se puede ingresar por el módulo de la transmisión del doc soporte, opción, utilidades y pre Doc. Soporte. Para esto hay que tener en cuenta que debe estar seleccionado solo un documento y por ahora solo se puede previsualizar uno por uno.
Luego de oprimir esta opción se generara un reporte como se muestra en la siguiente imagen y en donde podremos validar la información que se va a transmitir, el formato es muy similar al documento electrónico del proveedor electrónico, se puede generar el pre documento cuantas veces sea necesario para confirmar que la información sea correcta.
- Notas:
- Por ahora las notas de los documentos soporte se deben hacer de manera manual por la opcion de registro de documentos, pero de igual forma se pueden transmitir normal siempre y cuando cumpla con los parametros.
- Al momento de crear la nota del documento en el campo de Doc.Soporte se debe colocar el tipo de documento y el número del documento ejemplo: DS-35 (tener en cuenta que no es el prefijo sino el tipo del documento).
Procesos
Certificados fiscales
Esta opción permite la generación de los diferentes certificados de retención y la Informacion Exógena. (Medios Magnéticos XML)
Para ingresar vaya por el menú Contabilidad y Seleccione "Certificados fiscales".
Usando la opción de Retención en la Fuente, puede generar el certificado para rte CREE, el sistema muestra la retención según la cuenta configurada en Cuentas Impuesto.
Lo primero que se debe seleccionar es el rango de fecha del cual se desea consultar la información, luego seleccione uno de los formatos y seleccione el tercero en la parte inferior dando clic en el botón 
, para seleccionar todos los terceros de clic en la casilla 'TODOS', por ultimo dar clic en 
.
Si su selección son los medios magnéticos, debe realizar la configuración de los conceptos para poder generar los archivos.
Medios Magnéticos DIAN
Para toda empresa, la DIAN solicita reportar toda la información exógena tributaria correspondiente al año gravable anterior, esta información es solicitada para realizar cruces de información y poder detectar casos de evasión de impuestos, debe ser suministrada por un universo de personas naturales y jurídicas, públicas y privadas, etc.
Configuración general
El sistema da la opción de realizar la configuración de las cuentas en cada uno de los formatos que se deben reportar.
Para la generación del reporte de Información exógena tributaria (Medios magnéticos DIAN) debe seleccionar el año gravable sobre el cual se va a generar el reporte, se cargarán los formatos y conceptos para el año es cuestión (Actualmente se tienen configurados según la Resolución 000147 del 7 de Diciembre de 2021), configure las cuentas para el formato del cual desea obtener información y seleccione la opción Generar de esta forma de cargaran los movimientos de esas cuentas y finalmente en el botón General XML se creará un archivo XML con la información que se debe reportar a la DIAN.
En el recuadro de color NARANJA se puede seleccionar de la lista desplegable el formato que se quiere utilizar.
En el Recuadro de color AZUL se selecciona el concepto del cual se va a parametrizar para que se muestre la información.
En el recuadro de color VERDE se muestra la configuración de las cuentas que se van a ingresar para que muestre su movimiento de acuerdo al tipo de movimiento que se seleccione.
Al momento de configurar o generar los archivos se deben registrar los datos en cada una de sus opciones:
- Fecha de envío: Hace referencia a la fecha en la cual se va a generar el reporte a la DIAN.
- Numero de envio: Se deja el valor de 00000001 cuando es la primera entrega del formato, pero si es una corrección se cambia el consecutivo y se cambia la casilla Cod. Concepto de insertar a reemplazar.
- Configuración: En la casilla se año se debe seleccionar el año del cual se va a generar la información.
Al dar clic en la columna de formato se agrega el formato y el concepto si es necesario, se debe seleccionar la cuenta y su descripción, así como el tipo. En suma y resta se debe seleccionar el tipo de movimiento contable por el cual suma o resta, y si alguno no aplica se debe seleccionar 'N' lo mismo pasa para la pestaña del deducible.Y de ser necesario se debe seleccionar el tercero.
Dependiendo del formato seleccionado, se mostrarán o no los conceptos, si el formato contiene algún concepto, se debe seleccionar el concepto y luego configurar las cuentas para cada uno. Si el formato no tiene ningun concepto es porque no es necesario y solo se deben configurar las cuentas.
Guardar: Al momento de configurar cada formato y luego de dar clic en este botón quedará configurada cada opción para generar el archivo .xml.
Generar: Con esta opción se carga en la pestaña información todos los datos correspondientes al formato seleccionado y los conceptos configurados.
Al momento de generar la información, los registros con resaltados en amarillo son errores de dirección o valor. Se debe tener en cuenta que si el tercero tiene retención pero no valor se debe configurar una cuenta de gatos para que aparezca el pago o abono. Y cuando el tercero se muestra resaltado en rojo significa que la razón social tiene un punto o carácter especial
Crear XML: Con esta opción se crea el archivo que se debe validar (Prevalidador de la DIAN). Se debe seleccionar el formato que se desea configurar o generar la información.
Crear reporte en Excel: Dar clic derecho en el primer recuadro de la parte izquierda superior donde se encuentra la marcación de color Rojo, y oprimir en Guardar como (recuadro color Amarillo ), ubicando el documento en la carpeta deseada. Por último guardar este archivo como tipo Excel.
Vista previa: Seleccionar con clic derecho izquierdo los campos que se desean ver en el reporte. Después, dar clic derecho y seleccionar vista previa (recuadro color Morado )con el fin de generar un reporte que muestre los registros seleccionados.
Configuración por formatos.
Las cuentas indicadas en cada ejemplo, son de referencia, estas deben ser configuradas según el criterio del contador y uso de las mismas en su contabilidad.
FORMATO 1003- Información de retenciones en la fuente que le practicaronEn este formato se ingresan las retenciones en la fuente que se practicaron según el concepto:
- Cuenta: cuenta de la retefuente (135515XX)
- Tipo: Retefuente práctica.
- Suma: D.
- Restan: N.
- Deducible: N.
En este formato se ingresa el valor de IVA descontable correspondiente al año gravable.
- Cuenta: cuenta del Iva descontable (2408XX).
- Tipo: Neto.
- Suma: D.
- Restan: N.
- Deducible: N.
En este formato se ingresa el valor del IVA generado donde el valor acumulado del ingreso hubiese sido igual o superior a quinientos mil pesos ($ 500.000).
- Cuenta: cuenta del Iva descontable (2408XX).
- Tipo: Neto.
- Suma: D.
- Restan: N.
- Deducible: N.
En este formato se ingresa la información de los ingresos recibidos en el año cuando el valor acumulado del ingreso obtenido por el año gravable hubiese sido igual o superior a quinientos mil pesos ($500.000) indicando el valor total de los ingresos devengados y el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos. el valor de IVA descontable correspondiente al año gravable.
- Cuenta: cuenta de ingresos de la inmobiliaria (4155XX).
- Tipo: Neto.
- Suma: C.
- Restan: N.
- Deducible: N.
En este formato se ingresa la información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre cuando el saldo acumulad por edudor a 31 de ingresos recibidos en el año de diciembre sea igual o superior a un millón de pesos ($1.000.000), o el saldo total de los créditos a 31 de diciembre sea igual o superior a cien millones de pesos ($100.000.000), en cuyo caso deberá informarse a cada uno de los deudores con saldos acumulados iguales o superiores a quinientos mil pesos ($500.000).
- Cuenta: cuenta de deudores (1305XX).
- Tipo: Neto.
- Suma: D.
- Restan: C.
- Deducible: N.
En este formato se ingresa la información de los saldos de los pasivos a 31 de diciembre cuando el saldo acumulad por edudor a 31 de ingresos recibidos en el año de diciembre sea igual o superior a un millón de pesos ($1.000.000), o el saldo total de los créditos a 31 de diciembre sea igual o superior a cien millones de pesos ($100.000.000), en cuyo caso deberá informarse a cada uno de los deudores con saldos acumulados iguales o superiores a quinientos mil pesos ($500.000).
- Cuenta: cuenta del pasivo.
- Tipo: Saldo
- Suma: C.
- Restan: D.
- Deducible: N.
Se pueden configurar varias cuentas para este concepto.
- Opción 1:
- Cuenta: 281505XX o la cuenta de retención en la fuente.
- Tipo: Retefuente practicada.
- Suma: C.
- Resta: N.
- Deducible: N.
- Tercero: La inmobiliaria.
- Opción 2:
- Cuenta: 281505XX o la cuenta de Comisión.
- Tipo: Ninguno.
- Suma: D.
- Resta: N.
- Deducible: N.
- Tercero: La inmobiliaria.
- Cuenta: 281505XX o la cuenta de reparaciones locativas o gastos varios.
- Tipo: NETO.
- Suma: D.
- Resta: N.
- Deducible: N.
- Cuenta: 281505XX o la cuenta de Impuesto Predial.
- Tipo: NETO.
- Suma: D.
- Resta: N.
- Deducible: N.
- Opción 1:
- Cuenta: 2335XX o la cuenta de Servicios Técnicos.
- Tipo: NETO.
- Suma: C.
- Resta: N.
- Deducible: N.
- Opción 2:
- Cuenta: 2335XX o la cuenta de Servicios de Mantenimiento.
- Tipo: NETO.
- Suma: C.
- Resta: N.
- Deducible: N.
- Opción 3:
- Cuenta: 236525XX o la cuenta de Servicios según el porcentaje.
- Tipo: Retefuente asumida.
- Suma: C.
- Resta: D.
- Deducible: S.
- Opción 4:
- Cuenta: 240803XX o la cuenta de IVA de Servicios.
- Tipo: IVA.
- Suma: con el movimiento 'C' Crédito.
- Resta: N.
- Deducible: S.
- Cuenta: cuenta de honorarios (511X)
- Tipo: NETO.
- Resta: N.
- Suma: S.
- Deducible: N.
En la resolución actual se crea la versión 2 se este formato con el concepto 4070
- Cuenta: cuenta de ingresos recibidos para terceros (2815XX).
- Tipo: NETO.
- Suma: C.
- Resta: D.
- Deducible: N.
- Tercero: No se configura tercero.
Información que debe contener el archivo XML (Según el Anexo 26 de la resolución 011004)
Encabezado: Ano (Año del envío), CodCpt (Concepto), Formato, Versión, NumEnvio, FecEnvio, FecInicial, FecFinal, ValorTotal, CantReg.
Contenido:
- con (Concepto)
- tdoc (Tipo de documento)
- nid (Número identificación de quien se recibe ingreso)
- dv (Dígito de verificación)
- raz (Razón social)
- apl1 (Primer apellido)
- apl2 (Segundo apellido)
- nom1 (Primer nombre)
- nom2 (Segundo nombre)
- pais (País de residencia o domicilio de quien se recibe ingreso)
- vtotal (Valor total de la operación)
- ving (Valor ingreso reintegrado transferido distribuido al tercero)
- vret (Valor Retención reintegrada transferida distribuida al tercero )
- tdoc2 (Tipo de documento del tercero para quien se recibió ingreso)
- nid2i (Identificación del tercero para quien se recibió ingreso)
- razi (Razón social)
- apl1i (Primer apellido)
- apl2i (Segundo apellido)
- nom1i (Primer nombre)
- nom2i (Segundo nombre)
- dir (Dirección)
- cdpt (Código departamento)
- cmcp (Código municipio)
- paist (País de residencia o domicilio)
Si el tipo de documento del tercero de quien se recibe el ingreso es NIT (31)
Si el tipo de documento del tercero de quien se recibe el ingreso es diferente a NIT (ejemplo: Cédula de ciudadanía-13)
Si el tipo de documento del tercero para quien se recibió ingreso es NIT (31)
Si el tipo de documento del tercero para quien se recibió ingreso es diferente a NIT (ejemplo: Cédula de ciudadanía-13)
Formato 1016 en 2017 cambio a 5247 en 2018. Formato para presentar las retenciones practicadas. Este formato maneja varios conceptos los cuales deben ser configurados.
Información que debe contener el archivo XML (Según el Anexo 45 de la resolución 011004)Encabezado: Ano (Año del envío), CodCpt (Concepto), Formato, Versión, NumEnvio, FecEnvio, FecInicial, FecFinal, ValorTotal, CantReg.
Contenido:
- tcon (Tipo de contrato)
- cpt (Concepto)
- tdoc (Tipo de documento)
- nid (Número de documento de identificación)
- raz (Razón social del informado)
- apl1 (Primer apellido del informado)
- apl2 (Segundo apellido del informado)
- nom1 (Primer nombre del informado)
- nom2 (Segundo nombre del informado)
- dir (Dirección)
- dpto (Código dpto)
- mun (Código municipio)
- pais (País de residencia o domicilio)
- pago (Pago o abono en cuenta)
- ivam (IVA mayor valor del costo o gasto)
- reprar (Retención en la fuente practicada RENTA)
- rasre (Retención en la fuente asumida RENTA)
- repric (Retención en la fuente practicada IVA Régimen común)
- rasnod (Retención en la fuente asumida no domiciliados)
- idfi (Identificación del fideicomiso)
- tdopa (Tipo documento participante en contrato)
- nidpa (Identificación participante en contrato)
Si es una persona jurídica:
Si es una persona natural:
El formato 1017 de 2017 cambio a 5248 en 2018. En este formato se configura el concepto 4040 de Ingresos a través de contratos de mandato o administración delegada. Este concepto son los valores de canon recibidos o administrados por las inmobiliarias. Por este motivo, el formato muestra la información de arrendatario vs. propietarios.
- Cuenta: cuenta de canon del propietario (281505XX).
- Tipo: NETO.
- Suma: C.
- Resta: N.
- Deducible: N.
- Tercero: No se configura tercero, el sistema sabe que la relación de este concepto es arrendatario – propietario.
Si se tiene el caso se debe parametrizar los descuentos con movimiento débito, tipo devoluciones, suma “N” y resta “D”. Esa configuración mostrará los movimientos débitos registrados en los CE.
Información que debe contener el archivo XML (Según el Anexo 46 de la resolución 011004)Encabezado: Ano (Año del envío), CodCpt (Concepto), Formato, Versión, NumEnvio, FecEnvio, FecInicial, FecFinal, ValorTotal, CantReg.
Contenido:
- tcon (Tipo de contrato)
- cpt (Concepto)
- nid (Número de documento de identificación)
- raz (Razón social)
- apl1 (Primer apellido)
- apl2 (Segundo apellido)
- nom1 (Primer nombre)
- nom2 (Segundo nombre)
- pais (País de residencia o domicilio de quien se recibe ingreso)
- ibure (Ingresos brutos recibidos )
- dred (Devoluciones,rebajas y descuentos)
- idfi (Identificación del fideicomiso)
- tdopa (Tipo documento participante en contrato)
- nidpa (Identificación participante en contrato)
Si es una persona jurídica:
Si es una persona natural:
El valor del IVA descontable y el valor de IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas
El formato 5249 no tiene ningún concepto asociado.
Información que debe contener el archivo XML (Según el Anexo 47 de la resolución 011004)Encabezado: Ano (Año del envío), CodCpt (Concepto), Formato, Versión, NumEnvio, FecEnvio, FecInicial, FecFinal, ValorTotal, CantReg.
Contenido:
- tcon (Tipo de contrato)
- cpt (Concepto)
- nid (Número de documento de identificación)
- raz (Razón social)
- apl1 (Primer apellido)
- apl2 (Segundo apellido)
- nom1 (Primer nombre)
- nom2 (Segundo nombre)
- ivad (IVA descontable)
- ivar (IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas)
- tdopa (Tipo documento participante en contrato)
- nidpa (Identificación participante en contrato)
Si es una persona jurídica:
Si es una persona natural:
El valor del IVA generado, el valor del impuesto al consumo y el valor del IVA recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas.
El formato 5250 no tiene ningún concepto asociado.
Información que debe contener el archivo XML (Según el Anexo 48 de la resolución 011004)Encabezado: Ano (Año del envío), CodCpt (Concepto), Formato, Versión, NumEnvio, FecEnvio, FecInicial, FecFinal, ValorTotal, CantReg.
Contenido:
- tcon (Tipo de contrato)
- tdoc (Tipo de documento)
- nid (Número de documento de identificación)
- raz (Razón social del informado)
- apl1 (Primer apellido del informado)
- apl2 (Segundo apellido del informado)
- nom1 (Primer nombre del informado)
- nom2 (Segundo nombre del informado)
- ivag (IVA generado)
- ivar (IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas)
- imco (Impuesto al consumo)
- tdopa (Tipo documento participante en contrato)
- nidpa (Identificación participante en contrato)
Si es una persona jurídica:
Si es una persona natural:
Este formato tiene asociado los conceptos 1340,1370,1350,1360,1330,1380 y lo que se muestra son todas las cuentas por cobrar con saldo a 31 de diciembre del año gravable.
- Cuenta: cuentas del IVA (13XXXX).
- Tipo: NETO.
- Suma: D.
- Resta: C.
- Deducible: N.
Encabezado: Ano (Año del envío), CodCpt (Concepto), Formato, Versión, NumEnvio, FecEnvio, FecInicial, FecFinal, ValorTotal, CantReg.
Contenido:
- tcon (Tipo de contrato)
- cpt (Concepto)
- tdoc (Tipo de documento)
- nid (Número de documento de identificación)
- raz (Razón social del informado)
- apl1 (Primer apellido del informado)
- apl2 (Segundo apellido del informado)
- nom1 (Primer nombre del informado)
- nom2 (Segundo nombre del informado)
- dir (Dirección)
- dpto (Código dpto)
- mun (Código municipio)
- pais (País de residencia o domicilio)
- saldos (Saldo cuentas por cobrar al 31 de diciembre)
- tdopa (Tipo documento participante en contrato)
- nidpa (Identificación participante en contrato)
Si es una persona jurídica:
Si es una persona natural:
En este formato tiene definido los conceptos 2240,2270,2250,2260,2230,2280 y lo que se muestra son todas las cuentas por pagar con saldo a 31 de diciembre del año gravable.
- Cuenta: cuenta IVA de Arriendos (28XXXX).
- Tipo: NETO.
- Suma: C.
- Resta: D.
- Deducible: N.
Encabezado: Ano (Año del envío), CodCpt (Concepto), Formato, Versión, NumEnvio, FecEnvio, FecInicial, FecFinal, ValorTotal, CantReg.
Contenido:
- tcon (Tipo de contrato)
- cpt (Concepto)
- tdoc (Tipo de documento)
- nid (Número de documento de identificación)
- raz (Razón social del informado)
- apl1 (Primer apellido del informado)
- apl2 (Segundo apellido del informado)
- nom1 (Primer nombre del informado)
- nom2 (Segundo nombre del informado)
- dir (Dirección)
- dpto (Código dpto)
- mun (Código municipio)
- pais (País de residencia o domicilio)
- saldos (Saldo cuentas por pagar al 31 de diciembre)
- tdopa (Tipo documento participante en contrato)
- nidpa (Identificación participante en contrato)
Si es una persona jurídica:
Si es una persona natural:
Medio Magnético Distrital
La generación de los medios magnéticos distritales se hace en base a la resolución DDI 000173 DEL 10 ENERO DE 2020, para los artículos 2,4,6,13.
En el recuadro Azul podrá guardar el documento en .csv (Formato en el que se debe subir a la plataforma de la DIAN) y en el recuadro Rojo podrá generar el reporte en pdf para su verificación.
Artículo 2:
INFORMACIÓN DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS.
Reportados: Proveedores, compra de bienes y/o servicios en la ciudad de Bogotá, monto anual acumulado de los pagos o abonos en cuenta sea igualo superior a 5 millones de pesos durante el año.
INFORMACIÓN A REPORTAR:
- Vigencia.
- Tipo y Número documento.
- Nombre o Razón Social.
- Dirección, teléfono, correo electrónico.
- Municipio, departamento.
- Concepto pago o abono en cuenta.
Se debe realizar un registro por cada concepto del pago o abono en cuenta, el cual debe tener uno de los siguientes valores:
- Compra de servicios.
- Compra de bienes.
- Compra de bienes y servicios.
- Compra realizadas para terceros.
- Valor bruto anual acumulado compras sin IVA.
- Valor devoluciones, rebajas y descuentos.
Artículo 4:
INFORMACIÓN QUE DEBEN REPORTAR LOS AGENTES DE RETENCIÓN DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
INFORMACIÓN A REPORTAR:
- Vigencia.
- Tipo y Número documento.
- Nombre o Razón Social.
- Dirección, teléfono, correo electrónico.
- Municipio, departamento.
- Base de retención.
- Tarifa aplicada.
- Monto retenido anualmente.
Máximo dos enteros y dos decimales, separados por punto. Ejemplos: 11.04.
Artículo 6:
INFORMACIÓN QUE DEBEN REPORTAR LOS SUJETOS DE RETENCIÓN DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
INFORMACIÓN A REPORTAR:
- Vigencia.
- Tipo y Número documento.
- Nombre o Razón Social.
- Dirección, teléfono, correo electrónico.
- Municipio, departamento.
- Monto del pago sin IVA.
- Tarifa aplicada.
- Monto retenido anualmente.
Artículo 13:
INFORMACIÓN QUE DEBEN SUMINISTRAR LAS INMOBILIARIAS Y/O ASEGURADORAS SOBRE ARRENDAMIENTOS.
INFORMACIÓN A REPORTAR:
- Vigencia.
- Tipo y Número documento.
- Nombre o Razón Social.
- Valor bruto acumulado total sin IVA recibido en la vigencia.
- Dirección de notificación del propietario.
- Municipio,departamento.
- Teléfono.
- Email.
Cierre de cancelación
Este módulo permite la elaboración de los documentos de cierre tanto para las cuentas de resultado (4 y 5), como para las cuentas de impuestos (23). Vaya por el menú contabilidad, accesos y seleccione "CIERRE DE CANCELACIÓN".
REALIZAR EL CIERRE DE CANCELACIÓN DE CUENTAS DE RESULTADO
En la ventana de confirmación digité el año a cancelar.
Primero debe configurar las cuentas de patrimonio y egreso tanto en las utilidades como perdidas, una vez configuradas quedaran guardadas para los siguientes años. Cuando se encuentren configuradas se mostraran estas en los recuadros Rojo y Verde.
El programa define el cierre entre las fechas 01/01/aaaa hasta 31/12/aaaa del campo año.
Seleccione el tercero presionando el botón "Buscar" que se muestra en el recuadro Azul, este servirá para asignarse en algunos movimientos de documento.
Por último presione el botón "Generar Cancelación", del recuadro Morado, el sistema realizara en forma automática el documento.
El sistema elabora un documento de tipo "CA" en el mes de diciembre del año seleccionado. Nota: recuerde que debe trasladar la utilidad o perdida del ejercicio a años anteriores, proceso que se realiza por la opción "registro de documentos".
REALIZAR EL CIERRE TERCEROS PARA CUENTAS DE IMPUESTOS
En el recuadro "Cuentas disponibles a cancelar" aparecerán todas las cuentas que se encuentren marcadas como terceros.
Ubique cada una de las cuentas que desea cancelar y remueve al área derecha "Cuentas que se cancelarán", para mover las cuentas haga doble clic o presione el botón verde con dirección derecha recuadro Azul. Para devolverlas de igual forma o presionando el botón con dirección izquierda.
Seleccione el tercero de la DIAN presionando "Buscar" recuadro Rojo, el cual servirá para trasladar cada cuenta. Por último presione el botón "Generar cancelación" recuadro Verde, El documento utilizado por el sistema es "CT" y se ubica en el periodo diciembre del año seleccionado.
Notas Contables
Desde este módulo puede hacer un Ajuste Contable para Arrendatarios y Propietarios:
Rojo: Configuración del documento que se va a realizar, escoge el documento a generar, generación consecutivo, configurar la fecha del documento, agregar el tercero relacionado con este documento (Usar las lupas para las búsquedas) y agregar las observaciones pertinentes para identificar el documento.
Verde: Aquí se realiza la búsqueda de cartera con la cual se hará la nota contable, establecer el rango de fechas para búsqueda de cartera, escoger un criterio de búsqueda y finalmente escoger si se filtra por Arrendatario, Propietario o Todos. Clic en Consultar, en la grilla se mostraran los registros que cumplan con los criterios mencionados. Una vez encuentrados los registros que se desean, agregar el valor que se desea ajustar en la columna Valor Ajustar.
Azul: En este campo, agregar las cuentas o conceptos, el tercero, inmueble y valor al que el ajuste del cuadro anterior va a sumarse o restarse, según corresponda el tipo de movimiento a realizar. Hacer clic en Añadir Contrapatida, el sistema arrastrará la configuración ingresada tanto del campo Verde, como la de esta barra, mostrando el detalle de los movimientos a realizar.
Naranja: En este campo estarán relacionados los valores Débitos, Créditos y la Diferencia entre los primeros. Si el valor de la Diferencia en diferente de 0 (cero), el sistema no dejará realizar el documento.
Violeta: Finalmente cuando todos los movimientos estan verificados y la diferencia es cero, haga clic en Generar Ajuste para realizar el documento dicho y generar los ajustes pertinentes. El sistema le da la opción de imprimir el documento.
Nota:Se debe asociar un concepto que cumpla con la condición que se requiere, podría ser uno de anticipos, o en su defecto usar una cuenta que no sea de cartera.
Asignar centro de costo
Permite Modificar los Centros de Costo asociados a los documentos que se ha realizado en el sistema, de acuerdo al criterio de búsqueda que se realice.
Cada casilla permite hacer una búsqueda, según sea necesario.
Para el ejemplo se realiza por cuenta:
Si requiere realizar algún cambio al Centro de Costo a uno o más registros, seleccione el primer registro a cambiar y oprima la tecla Enter en la columna C. Costo, se desplegará un menú con los Centros de Costo existentes y seleccione el que desea.
Si son más de un registros, haga el paso anterior, seleccione el primer registro en la columna que se marca en ROJO que ya esta modificado con el centro de costo deseado, luego oprima la tecla CTRL, mientras la mantiene presionada, haga clic sobre el último registro que desea, TODOS LOS REGISTROS INTERMEDIOS TENDRAN EL MISMO C. COSTO, una vez este seleccionado como se ve en la siguiente imagen:
Presione la tecla F5 y el sistema cambiará los C.Costo de todos estos registros con el C.Costo del primer registro seleccionado, esto con el fin de evitar hacer cambios uno por uno.
Recuerde verificar y Guardar los cambios realizados.
Documentos Estándar
En este formulario se podrán imprimir los documentos del sistema en un formato estándar base (ajustado y no ajustado). Dirigirse a la pestaña de CONTABILIDAD y seleccionar DOCUMENTOS ESTÁNDAR. Aparecerá un ventana con las siguientes opciones:
Seleccionar el tipo de documento. Aclarar el rango de fechas en la que se encuentran los documentos, luego dar clic en el botón 
.
Se podrá generar impresion de las siguientes maneras:
- Documentos individuales
- Rango (Manteniendo presionada la tecla 'Control' para elegir el inicio y fin del rango)
- Todos los documentos de la pagina actual, marcando la casilla 'Seleccionar todos'. (cada página mostrará 100 documentos)
Luego de validar correctamente los documentos utilice el 
para imprimir.
Nota: Para los comprobantes de egreso el formulario permitirá seleccionar los formatos de cheques y egresos (Pulsar la opción 'No' cuando la validación solicite si se desea imprimir los documentos estándar).
Informes de contabilidad
En esta opción, se validarán los campos requeridos según el tipo de informe(Terceros, Cuentas o Centros de Costo), con la siguiente opción de busqueda.
BALANCE
- General
- General de asamblea
- Prueba
- Prueba con terceros
- Detallado
- Cuenta
- Cuentas con terceros
- General comparativo
- Prueba columnario
LIBRO DE MOVIMIENTOS
- Comprobante de diario
- Auxiliar tercero
- Auxiliar
- Auxiliar con saldo
- Auxiliar con saldo con base
- Auxiliar con inmueble
- Auxiliar especial
- Auxiliar especial con saldo
LIBROS OFICIALES U OBLIGATORIOS
- Diario por fecha
- Numerar de hojas
- Mayor balance neto
- Diario por tipo de documento
- Cierre Diario: Muestra el informe de cierre diario, el cual se genera seleccionando el día y el tipo de documento de causación, para la configuración de este reporte ver más.
- Mayor total por columna
- Inventario balance
- Mayor nivel seleccionado
ESTADOS DE RESULTADOS
- Detallado
- Comparativo
- Asamblea
- Acumulado
TRANSACCIONES POR:
- Fecha
- Cuenta
- Tercero
- Tipo de documento
- Consecutivo
- Estado
TERCEROS
- Por documento
- Por nombre
- Terceros vs cuenta
- Cuenta vs terceros
- Movimiento por cuenta
- Movimiento por tercero
CENTRO DE COSTOS
Los informes de esta pestaña están relacionados con la asociación de los movimientos contables con los centros de costos.
Balances
- General
- Por Cuenta
- De Prueba
- Detallado
Movimiento
- Cuentas vs Centro costo
- Centro Costo vs Cuenta
- Por Cuenta
- Por Centro Costo
Otros
- Auxiliar por centro costo
- Listar Centros de costo
- Auxiliar con tercero y centro de costo.
Estado de Resultados
- Detallado
- Comparativo
- Columnario
Presupuestos
Presupuesto mensual y/o anual
MENSUAL
Opción que permite registrar el valor del presupuesto para que posteriormente el sistema pueda generar informes de acuerdo al movimiento de ingresos y egresos.
Para ingresar dirigirse: menú contabilidad opción presupuesto. Para crear uno presione el botón Nuevo, en el periodo de fechas seleccione un mes. Ejemplo: 01/01/2011 al 31/01/2011. En tipo presupuesto seleccione REAL y en la descripción escribir el periodo que corresponde a este presupuesto.
En la parte inferior ingresar cada una de las cuentas que se presupuestarán.
En la ventana los campos que se registran son: CUENTA, DESCRIPCIÓN y VALOR.
El botón 
permite tomar los registros de un mes y trasladarlos a los meses siguientes.
En el campo valor digitar el número de veces a copiar. Ejemplo: fecha de inicio 01/01/2011 hasta 31/01/2011.
Si el presupuesto es el mismo hasta el mes de diciembre digitar 11.
GENERAR PRESUPUESTO ANUAL
Mediante esta opción podrá calcular el presupuesto del año, partiendo de los mensuales ya creados.
Presionar el botón 
y filtrar las fechas en la que se encuentran los presupuestos base para el anual.
Luego seleccionar el primer presupuesto haciendo clic, ahora presionar la tecla CTRL y con el mouse marcar el presupuesto hasta.
Verificar que únicamente tenga marcados dos registros el de inicio y fin; por último presionar el botón 'Guardar'.
BORRAR EN BLOQUE
Para realizar el borrado en bloque, dar clic en el botón
, allí se debe configurar el rango de fechas de la búsqueda y marcar los presupuestos que serán borrados con el botón 'Eliminar'.
Presupuesto variable
Opción que permite registrar el presupuesto variable para que posteriormente el sistema pueda generar informes de acuerdo al movimiento de ingresos y egresos. Este presupuesto se registra por el módulo de contabilidad, en la opción de presupuesto variable, clic en el botón modificar. Este presupuesto maneja: GRUPOS (recuadro rojo) y SUBGRUPOS (recuadro verde).
Para ingresar la información del presupuesto variable es necesario ingresar la información en la sección de los grupos. Cuando una cuenta maneja subgrupos se debe seleccionar la casilla de la columna subgrupo, e ingresar la información. En la parte inferior de la pantalla pulsar la tecla ENTER en el campo cuenta para ingresar la información de la cuenta. Para el campo código se toma la información del código del grupo y el orden se asigna automáticamente.
Cuando se termina de ingresar la información del presupuesto, dar clic en GUARDAR para terminar con el proceso. El informe del presupuesto variable se puede ver en el modulo contabilidad, informe de presupuesto y seleccionar la opción Variable.
Informes presupuesto
Puede generar los siguientes informes: MENSUAL, ACUMULADO, COLUMNARIO, ASAMBLEA, VARIABLE Y ACUMULADO BASE.
NIIF
Configuración
Las actividades recomendadas para lograr una convergencia satisfactoria hacia el estándar NIIF se presentan a continuación:
1. Clasifique su entidad: La primera actividad es entonces reconocer dentro de su entidad, cuál es el grupo aplicable y las razones para acogerse a esta clasificación. De acuerdo a esto pueden trabajar con los plazos definidos.
2. Diseñe su plan de implementación: Atendiendo la recomendación de la Superintendencia de Sociedades en su circular 115-000002 de 2014 (publicada en el Diario Oficial página 19 del 7 de marzo del 2014), es importante que la entidades definan el alcance, los objetivos y el plan de acción que guiará el proyecto de transición hacia los estandares internacionales. En particular, algunas preguntas que se debe hacerse son:
¿Quiénes son los responsables del proceso? (Administradores, contadores, revisores fiscales).
a. ¿Conocen todos los respondables el marco normativo y sus implicaciones?
b. ¿Se cuenta actualmente con las políticas contables y financieras adecuadas para dar soporte a los nuevos requerimientos? ¿Quién las define? ¿se aplican en el día a día de los procedimientos de negocio?
c. ¿Conoce el verdadero impacto de los cambios que debe realizar a nivel operativo y tecnológico?
d. Están conscientes los copropietarios y miembros del consejo del alcance del proyecto que se debe llevar a cabo?
3. Elaboración del Balance de Apertura: Esta es una de las actividades más importantes y requiere un análisis minucioso de cada caso particular. Es vital que esta actividad sea llevada a cabo tomando como base las políticas y objetivos de cada entidad en particular. Para tener una idea del alcance de este procedimiento, puede seguir el ejercicio práctico dispuesto en la guía práctica para elaborar el Estado de Situación Financiera de Apertura bajo NIIF PYMES de la superintendencia de sociedades. Este documento se encuentra acompañado de un primer anexo que corresponde a una guía y de un segundo anexo en donde se presenta la solución a un ejercicio propuesto.
4. Supervisión y control en el período de transición: Es importante que las entidades realicen un seguimiento detallado del estado de implementación en el período previo a la aplicación definitiva de las NIIF y estén al tanto de modificaciones a la normativa que puedan realizar organismos del estado como la DIAN.
5. Definición de documento de políticas: Es importante que las entidades definan todas sus políticas contables en un documento firmado y aprobado por los individuos competentes. Este documento servirá luego para parametrizar la información requerida en el sistema.
En resumen, es importante que las directivas en su entidad estén conscientes del trabajo que debe realizarse y aprovechen esta oportunidad para “evolucionar” en los aspectos contables y financieros. Es necesario aclarar que aunque las Normas Internacionales de Información Financiera son un estándar definido, su aplicación depende de la situación particular de cada entidad y del criterio profesional de las personas responsables de su implementación.
Una vez superadas las actividades recomendadas para la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera, debe definir dentro del sistema los siguientes elementos:
PARAMETROS GENERALES:
Proyecto:
Ingrese en el sistema la fecha que su entidad definió como inicio de aplicación de la contabilidad bajo el estándar NIIF, de acuerdo a su grupo. Para esto, debe dirigirse por el menú configuración, opción de proyectos y seleccionar el proyecto, haciendo click en el botón modificar. Sobre la pestaña “parámetro” seleccione la fecha NIIF. Es importante antes de guardar, este seguro de esta fecha ya que despues no podrá ser modificada.
Tipos de documentos contables:
cree documentos de uso exclusivo para transacciones NIIF, por el menú contabilidad opción tipos documentos contables, cree documentos con marcación NIIF. Recuerde que las transacciones de estos documentos se verán reflejas únicamente en los informes NIIF y NO afectarán su contabilidad bajo el decreto 2649. Si requiere mayor información vea el tema “tipos de documentos contables”
Cartilla de cuentas:
en caso de requerir cuentas que solo tengan afectación en la contabilidad NIIF, podrá establecer ese parámetro desde la opción cartilla de cuentas del menú contabilidad. Recuerde que las cuentas que actualmente usa las podrá utilizar tanto en contabilidad LOCAL como NIIF. El documento contable es el que determina qué contabilidad se afectará según parametrización del documento. Si requiere mayor informaciín vea el tema “cartilla de cuentas”
REGISTRO DE DOCUMENTOS:
En el momento de registrar documentos por el menú contabilidad, “registro de documentos” y tengan parámetro solo NIIF, se activará un mensaje informando que este solo se verá reflejado en los informes NIIF.
Conceptos NIIF
CONCEPTOS NIIF: permiten la agrupación de cuentas al momento de la configuración en los informes, presione el botón conceptos y se mostrará un formulario como se indica en la siguiente imagen.
Para crear o modificar un concepto presione el botón modificar.
El nombre: será el que usted usará al momento de configurar los diferentes informes
Con valores: identifica si el concepto aplica formulación o será empleado como título en la configuración del informe.
Revelaciones NIIF
REVELACIONES NIIF: Para configurara un revelacion ingrese a la opción de contabilidad/revelaciones, se mostrara la siguiente ventana.
Para la creación de una revelación y/o política dar clic en el botón nuevo se ingresa la descripción de la revelación o política, se debe seleccionar el rango de fechas en las cuales se mostrara esta política.
Al terminar de diligencia los datos se pueden enriquecer el texto colocándole negrilla ,cursiva, subrayado seleccionando el texto que se desea modificar y dar clic en la opción deseada.
Informes NIIF
INFORMES NIIF: Para generar y/o configurar los informes niif se debe ingresar por la opción de Contabilidad/Informes Nif, se mostrara la siguiente ventana.
En esta ventana se podra visualizar los reportes seleccionados al dar clic en la opción de reporte que se encuentra en la parte superior derecha. Para configurar los informes se debe ingresar por la opción de Configurar que se encuentra en la parte superior derecha.
CONFIGURAR: Para configurar los informes niif se debe ingresar por la opción de Contabilidad/Informes Nif y opción configurar, se mostrara la siguiente ventana.
Asignación de conceptos por informe: en el área superior se debe seleccionar el informe que desea configurar. Se debe seleccionar el concepto que va asociado a este informe.
En la opción de cuenta aparecerá la siguiente ventana.
Configuración de formula por concepto:
- Signo: mas (+) o (-), identifica el signo que se aplicará a las cuentas seleccionadas.
- Columna: hace referencia a la columna del informe en la que será mostrada la configuración seleccionada. En la actualidad use únicamente la columna 1.
- Tipo: se presentan los siguientes:
-
- Neto_saldo_final: a las cuentas seleccionadas les calculará el saldo al último dia del mes seleccionado.
- Neto_saldo_inicial: a las cuentas selecciondas, les calculara el saldo al primer día del mes seleccionado.
- Solo_debitos: únicamente tendrá en cuenta los movimientos débitos de las cuentas seleccionadas para esa fila.
- Solo_créditos: únicamente tendrá en cuenta los movimientos crédito de las cuentas seleccionadas para esa fila.
- Sumatoria: permite aplicar la sumatoria de los conceptos que seleccione en el campo cuentas.
- Cuentas: si el tipo es diferente a “sumatoria”, al presionar la tecla enter se mostrará la cartilla de cuentas para que seleccione las que se aplicarán en la fila que esta configurando. Podrá marcar varias cuentas manteniendo sostenida la tecla CONTROL y seguidamente marcando con el clic del mouse. Si el tipo es igual a “sumatoria” al presional la tecla enter se muestran los conceptos configurados en el informe para que indique los filas que sumara en esa línea, lo podra hacer con el comando mencionado para las cuentas (CRTL + Clic).
En la opción de revelaciones aparecerá la siguiente ventana.
Configuración de revelaciones por concepto: En la pestaña de revelaciones seleccione una de las revelaciones ya creadas anteriormente se marcará automaticamente el check de mostrar y el año de la revelación.
Configuración de políticas por concepto: En la pestaña de políticas seleccione una de las políticas ya creadas anteriormente se marcará automaticamente el check de mostrar y el año de la política.