Manual de usuario

Causacion

En este módulo se realiza la generación de cobros a proveedores, asociando el tipo de documento que se tenga configurado como causación de proveedor, clic en Nuevo, y desplegar la lista "Tipo doc" para seleccionar el tipo de documento, verificar la fecha, y eligir el tercero a relacionar (Proveedor), nótese que sobre el Tercero aparece relacionado el Régimen del mismo, agregar la observación pertinente y luego de esto abrir la pestaña Impuestos, donde se causan los impuestos para aplicar (esta pestaña de habilitará al seleccionar el documento de causación proveedor, para desplegarla clic en el botón ).

Seleccionar el concepto (Rojo), y la base del gasto (Naranja), Campo para el IVA Teórico y manejo para el AIU con su respectivo porcentaje; El sistema hace calculos automáticos de los impuestos a aplicar de acuerdo al Régimen de la Inmobiliaria, como del Proveedor, el sistema asume los porcentajes del Proveedor, si tiene que aplicar más impuestos, basta con seleccionarlo en la Columna Aplicar (Verde), en la parte inferior de esa ventana, aparece, en caso de ser necesario, un aviso para aplicar una RTE Fuente (Azul), el sistema no dejará aplicar movimientos hasta que se seleccione una RTE Fuente. Una vez tenga todo verificado, haga clic en Aplicar Movimiento (Violeta).

IVA Teórico

Valor usado para realizar cálculo de RTE IVA al régimen Simplificado al cual no se genera I.V.A. Hace el cálculo del I.V.A de acuerdo al porcentaje guardado en Cuentas Impuestos, colocándolo en el campo IVA Teórico (Rojo), el sistema cambia el valor del IVA por un porcentaje que depende del RTE IVA, (16% IVA * 15% RTE IVA = 2.4% IVA TEORICO sobre la BASE.) De manera que aplique rte IVA sin generar IVA, el sistema hace el cálculo del IVA pero no lo registra y sobre ese valor hace la RTE IVA, (Azul).

UTILIDADES EN REGISTROS DE DOCUMENTOS

ABRIR PERIODOS

Permite desplazarse entre periodos del mismo proyecto

Dar clic sobre la opción y escoger el mes y el año en el cual va a trabajar.

GUARDAR Y PEGAR DOCUMENTOS EN LIBRERÍAS:

Copia un documento para poder utilizarlo en otra ocasión, teniendo el documento a copiar abierto en pantalla Haga clic en "Guardar en librería" y agregar un nombre para identificar el documento.

CARTILLA DE CUENTAS

Permite abrir la cartilla de cuentas sin cerrar el documento que se esta trabajando, si olvido crear o marcar puede dar clic en "UTILIDADES" cartilla de cuentas.

PROVEEDORES

Permite acceder al módulo de creación, modificación de proveedores para evitar salir del módulo de Causación. Ver más

BUSCAR DOCUMENTOS

Haga clic en o en el botón Buscar. Para desplegar el panel y realizar la búsqueda de documentos definiendo los criterios y digitando algún valor.

MANEJO DE FUNCIONES

El manejo de funciones permite registrar documentos mas rápidamente, indicando que operaciones puede realizar por fila.

Calcula la diferencia entre Débitos y Créditos.
Guarda toda la fila en memoria.
Inserta toda la fila copiada.
Inserta solo la celda copiada en la cual se esta ubicado.

Proveedores

Este formulario es muy similar al de Arrendatario y Propietarios. Para crear un nuevo proveedor simplemente de clic en 'Nuevo' y digitar la información requerida del Proveedor. En el recuadro Rojo, se debe ingresar los porcentajes que aplican al Proveedor respectivo para estas retenciones.

Luego dar clic en Guardar. Este formulario también permite modificar los datos ya existentes de los Proveedores. En la parte inferior del formulario encontrara un recuadro de búsqueda de proveedores. Simplemente seleccione el criterio de búsqueda, escriba el valor en el campo siguiente y dar clic en el botón "Buscar" y el sistema mostrara los campos relacionados.

Estado Cheques

Reintegros

Opción que permite ajustar cuentas por pagar realizar movimientos contrarios ajustar cuentas de proveedor, facturas, comprobantes de egreso reclasificación de cuentas entre otros.

Para ingresar a esta opción dirigirse por: PROVEEDORES, procesos y seleccionar Reintegros.

Para realizar un ajuste por reintegros se selecciona el documento con el cual se va a realizar el ajuste, la fecha de realización del ajuste, el tercero a ajustar en el documento y una observación para el documento. (Recuadro Rojo), se ingresa el tercero del cual se desea conocer el movimiento, se estipula la cuenta a ajustar, la fecha de inicio de movimiento y la fecha de finalización de este con el fin seleccionar un rango de búsqueda, esta ventana maneja una ayuda de filtro por tercero o filtro global, el primero muestra toda la información de un tercero en especifico y el segundo la información de todos los terceros con movimiento, una vez conocidos estos parámetros se da clic en el botón Buscar y el sistema trae todos los movimientos contables que se solicitaron.

En la segunda área (Recuadro Azul) serán seleccionados los movimientos a ajustar.

Una vez se observen estos movimientos se dirige a la última columna de izquierda a derecha, se ubica sobre el registro o movimiento a ajustar y digita el valor de tal ajuste.

En la tercera ventana (Recuadro Verde) se selecciona la cuenta mediante la cual se va a ajustar, el tercero que se va a utilizar para este movimiento y se da clic en el botón Adicionar partidas.

Para finalizar el reintegro da clic en el botón

Generar Pagos

En esta opción se generan los pagos a los proveedores de la entidad, para ingresar da clic en PROVEEDORES, GENERAR PAGOS.

En esta ventana se identifica el botón se da clic y actualiza todos los terceros que tengan cuentas pendientes por pagar, se selecciona el tercero a pagar y se da clic en el botón SIGUIENTE.

En el formulario de Generar pagos se selecciona el documento a utilizar previamente configurado en el ítem de TIPOS DE DOCUMENTOS CONTABLES, se digita la observación y se selecciona el medio de pago (ver MEDIO DE PAGO) posteriormente se dirige a el recuadro seleccionado de color verde donde se identifican los distintos conceptos que adeuda la entidad a ese tercero.

Para realizar el pago de alguno de estos conceptos se da clic sobre el valor a cancelar, al realizar este paso la Forma de pago con la cual se causo el documento se identifica en el recuadro marcado de color rojo, donde se discrimina para cada fila el porcentaje a pagar, la fecha de pago y el valor para cada una de las cuotas. Se selecciona la cuota a cancelar ubicando el cursor sobre la columna A PAGAR y accionando el clic dos veces sobre tal campo, se evidencia que toma automaticamente el valor TOTAL de la cuota, este proceso se puede hacer para una cuota o la totalidad de las cuotas si se solicita.

En el momento de finalizar el pago se da clic en en el botón SIGUIENTE y se contabiliza el documento generando la opción de imprimirlo.

Después de generado el pago el sistema mostrara la siguiente pantalla donde se puede consultar documentos y generar varios reportes de los comprobantes de egresos generados a proveedores o terceros.

Aplicar Proveedor

Módulo diseñado para la desaplicación o aplicación de la cartera de proveedor. Lo primero que se debe realizar para la aplicación de la cartera es buscar un tercero y seleccionar un rango de fechas en la parte superior del formulario como lo muestra el recuadro Azul.
La siguiente imagen en la parte superior muestra las facturas que tiene ese tercero, en la parte inferior izquierda muestra los documentos que aplican a esa factura y en la parte inferior derecha muestra otros documentos disponibles para aplicación, tener en cuenta que si el documento a aplicar es de mayor valor no va a permitir aplicarlo a dicha factura. Para desaplicar: Selecciona un documento como lo muestra el recuadro Verde, luego hacer doble clic sobre el documento a desaplicar recuadro Rojo, si esta seguro de realizar el movimiento se debe aceptar para que el documento quede disponible para aplicar a otro documento o factura.

Cuando el documento se encuentra desaplicado lo mostrara en el espacio para los documentos o movimientos disponibles, se debe seleccionar la factura a la cual se aplicara el documento como lo muestra el recuadro Verde, luego dar doble clic sobre el documento por medio del cual se va aplicar la factura como lo muestra el recuadro Rojo, inmediatamente ese documento pasara a el campo de documentos que aplican como lo muestra el recuadro Azul.

Cuando se encuentre seguro de la nueva aplicación de los documentos simplemente debe hacer clic en el botón 'Generar Aplicación' Como lo muestra el recuadro Azul, y los documentos quedaran aplicados según lo seleccionado.

Chequera

Este módulo permite agregar las chequeras que se van a utilizar para asociar los pagos a realizar a un número de cheque especifico.
Dar clic en Nuevo, seleccionar el banco al cual pertenece la chequera, digitar el número de la chequera, el número del cheque donde inicia la chequera así como el número final, el número actual para poder generar el consecutivo de los cheques, la cuenta bancaria, el titular de la cuenta así como las firmas si lo desea.
En la parte inferior del formulario aparecerá la información de las chequeras inscritas en el proyecto.

Para mostrar el banco con el cual se tiene convenio en las facturas de código de barras se debe crear una chequera de número 10000 y asociar el banco que desea que aparezca en las facturas, así como sera el predeterminado en módulo de generación de pagos de propietarios (medio de pago)

Conceptos Proveedor

En la ventana de Conceptos Proveedor se deben agregar todos los conceptos por los cuales se van a generar pagos a los proveedores o terceros, en la siguiente imagen se ve un ejemplo claro para agregar un concepto, dar clic en 'Nuevo', se debe dar un nombre claro al concepto, seleccionar la cuenta de Gasto y la Cuenta por Pagar.

Informes

En este módulo se pueden administrar los reportes que logran interactuar con la información de los proveedores.

Se podrá hacer selección de los siguientes reportes:

• Cuentas por Pagar por Edades
• Extracto de Proveedores
• Estado de Cuenta
• Pagos proveedor

Posterior a esto seleccione el tercero para generar el reporte, si se requieren todos los terceros marcar la casilla correspondiente.

Para el reporte de cartera por edades se generan por defecto los cortes de 30,60 y 90 días, para evidenciar 120 y 360 días marcar la casilla de 'Todos'.

Nota: El contenido del informe cuentas por pagar a pagar a proveedores se describe a continuación:

• Tipo de documento: Tipo de documento del beneficiario, de acuerdo a la siguiente relación.:
• 1 -> Cédula.
• 2 -> Cédula de ciudadanía.
• 3 -> Nit.
• 4 -> Tarjeta de identidad.
• 5 -> Pasaporte.
• Datos del beneficiario : Número de documento y nombre del beneficiario.
• Tipo de transacción : Este parámetro se describe teniendo en cuenta la siguiente relación:
• 25 -> Pago en efectivo
• 27 -> Abono a cuenta corriente.
• 36 -> Pago a cheque gerencia.
• 37 -> Abono a cuenta de ahorros.
• Código del banco:

• Número de cuenta del beneficiario.
• Concepto : Concepto sobre el que se está haciendo el pago.
• Datos del pago: Oficina de entrega, documento autorizado y referencia.
• Valor: Valor de la transacción.

Los datos: código del banco, número de cuenta del beneficiario,oficina de entrega, documento autorizado y referencia deben ser diligenciados por el usuario antes de enviar el archivo.

Para completar el contenido del archivo debe agregar en la línea superior los siguientes campos:

Imprimir Documentos

Puede imprimir el documento de causación desde la opción Causación en proveedores, o una vez generado se dirige por la opción imprimir documentos donde se identificarían todos los documentos de ejecución de las cuentas por pagar (CE), este tipo de documento posee 5 formatos distintos de impresión se debe seleccionar el que mas se ajuste a la necesidad.